Zeit für einen Frühjahrsputz? Ein toolbasierter Ansatz für die Konsolidierung und Validierung von Terminologie

Geschrieben von Andreas Ljungström am 21/03/17

Stellen Sie sich einmal die folgende Situation vor: In einer Firma ist ein kleines Team für die Produktdokumentation zuständig. Das Team arbeitet routiniert zusammen und hat sich in Bezug auf die Produkte, die das Unternehmen verkauft, auf eine Terminologie geeinigt, die es strikt einhält. Die Verwaltung der Terminologie gestaltet sich für dieses Team recht einfach: Die Anzahl der Begriffe ist begrenzt, über diese besteht Einigkeit und die Firma vertreibt ihre Produkte nur in einer Region und in einer Sprache.

Stellen Sie sich nun weiter vor, dass die Firma wächst und in verschiedene lokale Märkte expandiert. Plötzlich hat das Team eine zusätzliche Aufgabe: Die Begriffe, die sie verwenden, müssen übersetzt und verwaltet werden.

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Ein Jahr später entscheidet das Unternehmen, Zweigniederlassungen zu gründen und ein weiteres Team für die Produktdokumentation an einem anderen Standort zu bilden, das für eine ähnliche, aber neue Produktserie zuständig ist. Die Kommunikation der Teams über terminologische Fragen gestaltet sich nun schwieriger und nach einer Weile stellen die Teams fest, dass es Abweichungen bei der Verwendung der Terminologie gibt, weil diese nicht zentral gepflegt wird.

Beide Teams beginnen, ihre eigene produktbezogene Terminologie in Listen zu verwalten. Am Ende haben beide Teams eine Vielzahl von Listen, die sie fortlaufend an ihre Sprachdienstleister herausschicken, damit diesen der aktuelle Stand der Terminologie in ihrer Zielsprache zur Verfügung steht. Das ist zwar als Hilfe gedacht, die Terminologielisten stiften jedoch häufig auch Verwirrung, da sie nach Aussage der Sprachdienstleister inkonsistente Begriffe aufweisen. Und so kommen die Listen zum Teil mit Fragen zurück, die die Teams mit viel Aufwand klären müssen. Sie beginnen langsam zu begreifen, dass die Verwaltung der Produktterminologie in Excel unter Umständen nicht die beste Idee ist … 

Die Erstellung einer terminologisch konsistenten Produktdokumentation wird mit der Zeit immer schwieriger und zeitaufwändiger. Und mehr noch – sie stellen fest, dass ihre Kollegen vom Marketing die Begrifflichkeiten nach ihrem Bedarf angepasst haben, ohne sich vorher terminologisch mit den Teams abzustimmen.

Dieses Beispiel zeigt, was schief laufen kann: Es passiert schnell, dass sich in wertvolle Terminologieressourcen Fehler einschleichen, und die Bestände werden mit der Zeit unsauber oder gar unkontrollierbar. Im schlimmsten Fall hat man am Ende strukturell und inhaltlich unterschiedliche Terminologie-Silos, die für eine bestimmte Benutzergruppe nützlich sind, für andere Projektbeteiligte jedoch keinerlei Mehrwert bieten.

Schön - wir haben nun also begriffen, wie wichtig die Sammlung, Pflege und Verteilung validierter Terminologie ist, damit Redakteure, Übersetzer und Prüfer sinnvoll arbeiten können. Was aber kann man tun, um einem solchen Terminologie-Chaos ein Ende zu setzen und Struktur und Ordnung wiederherzustellen? Lässt sich unnötige Handarbeit vermeiden und ist es möglich, schon im Vorfeld den Aufwand zu bestimmen, den es braucht, um potenzielle Inkonsistenzen zu beseitigen?

Die gute Nachricht: Es ist möglich, unterschiedlich strukturierter Terminologiebestände aus verschiedenen Quellen zusammenzuführen. Dafür gibt es Terminologie-Tools. Eine qualitativ unzulängliche Terminologiesammlung kann vor der Freigabe von Redundanzen und Widersprüchen befreit werden.

Sehen wir uns das einmal an.

 

Erste Frage: Worin besteht der eigentliche Wert?

Terminologiebestände wachsen in der Regel mit der Zeit an und seit dem Aufkommen der modernen ein- und zweisprachigen Extraktionstools kann dies sogar sehr schnell gehen. Leider stellen wir fest, dass Wachstum und eine kontrollierte Koordination nicht unbedingt Hand in Hand gehen. Terminologiepflege hat in Unternehmen nur selten Priorität. Daher weisen diese isolierten Bestände, die in Umlauf geraten, häufig nicht dieselbe Struktur oder Informationstiefe auf.

3blocks2.jpgDas ist schade, weil dadurch der eigentliche Wert der Bestände verloren geht: Die Inhalte sind unstrukturiert, inkonsistent oder stehen einige Benutzern schlicht nicht zur Verfügung.

Terminologiemanagement-Systeme sollen hier Abhilfe schaffen, bieten jedoch in aller Regel keine Möglichkeit, Bestände unterschiedlicher Struktur oder Inhalte zusammenzuführen. Keins dieser Systeme prüft automatisch auf immanente inhaltliche Widersprüche innerhalb eines Bestands oder über mehrere Bestände hinweg. Das Ergebnis ist leider wieder dasselbe:

  • Es wird unnötig Zeit in die Verwaltung eines wertlosen weil chaotischen Terminologiebestands gesteckt.
  • In einer ehemals so zuverlässigen Quelle für Bezeichnungen finden Sie nicht mehr die terminologischen Antworten, die Sie brauchen.
  • Die Qualität der Terminologie bleibt unverändert unzulänglich.

Die Folgen unzuverlässiger Terminologie

Diese Frage wäre einen eigenen Blogeintrag wert. Konzentrieren wir uns hier auf nur einen wichtigen Aspekt. Wir wissen, dass Übersetzer, die mit widersprüchlicher Terminologie arbeiten müssen, mehr Zeit für die Recherche aufwenden.

Eine Umfrage unter unseren technischen Übersetzern ergab, dass diese bei unzuverlässiger Terminologie genauso viel Zeit in die Recherche stecken wie im Fall, dass es überhaupt keine Terminologie zu einem Projekt gibt und sie alles von Grund auf selbst recherchieren müssen. Stößt ein Übersetzer auf inkonsistente Terminologie, beginnt er zu recherchieren, geht eventuell sogar einige Schritte im Übersetzungsprozess zurück, um das Problem zu klären. Dabei geht wertvolle Zeit verloren, die dann an anderer Stelle fehlt!

Insofern tun Sie Ihren Übersetzern mit qualitativ schlechter Terminologie keinen Gefallen. Sie schafft mehr Probleme, als dass sie Unterstützung bietet.

 

Die Lösung: ein halbautomatischer, toolbasierter Ansatz

Auch heute noch versuchen sich viele Unternehmen in einer Terminologieverwaltung mit Excel. Die Verwaltung mit Excel ist fehleranfällig und hat viele Einschränkungen. Bei der Arbeit mit Excel oder auch standardmäßigen Terminologiemanagement-Systemen erhalten die Benutzer keine Unterstützung bei der Suche nach terminologischen Überschneidungen, Dubletten oder nahezu deckungsgleichen Begriffen mit ähnlicher Bedeutung. Auch ist es bei den meisten Standardtools nicht möglich abzuschätzen, wie viel Aufwand die manuelle Bereinigung eines inkonsistenten Terminologiebestands bedeutet.

Das muss besser gehen. Geht es auch. AMPLEXOR TerminologyExpert ist eine Suite von Terminologietools für Experten, die speziell für derartige Fälle entwickelt worden ist. Der TermConsolidator unterstützt Terminologen bei der automatischen Erkennung von Widersprüchen und Inkonsistenzen und bietet eine erste Schätzung des Aufwands für die Konsolidierung und Bereinigung. Über ausgeklügelte Prüfalgorithmen vergleicht das Tool die Terminologieeinträge aller Ihrer Bestände und stellt widersprüchliche Einträge in einer eigenen Benutzeroberfläche dar, wo sie gut zu erkennen und zu bearbeiten sind. Terminologen können dann Terminologieeinträge bereinigen und Widersprüche auflösen – ganz umkompliziert per Mausklick in einer bedienerfreundlichen Weboberfläche. Vorbei die Zeiten, in denen in Excel sortiert und verglichen werden musste und Listen herumgeschickt wurden, um den letzten Stand genehmigen oder die zielsprachigen Einträge prüfen zu lassen. Nun geht man einfach in die Anwendung und beginnt, kontrolliert aufzuräumen. Mit TerminologyExpert ist es möglich, theoretisch beliebig viele Dateien zusammenzuführen und daraus eine konsolidierte, konsistente Terminologie zu erstellen, die dann in einem anderen Tool Ihrer Wahl weitergenutzt werden kann.

Unsere jüngsten Konsolidierungsprojekte haben gezeigt, dass der TermConsolidator den tatsächlichen Zeitaufwand für die Bearbeitung widersprüchlicher Terminologieeinträge im Vergleich zu Excel um 90 bis 96 % reduzieren kann. Mit anderen Worten - ein toolbasierter Ansatz ist häufig die einzig sinnvolle Option bei großen und in hohem Maße unsauberen Terminologiebeständen, wenn eine manuelle Bereinigung Monate in Anspruch nehmen würde.

Ich hoffe, ich konnte Sie motivieren, Ihre Terminologiebestände nun heldenhaft hervorzuholen, einmal gründlich zu entstauben und aufzufrischen, und Ihren Projektbeteiligten endlich die Chance zu geben, sie auch zu nutzen.



Thema: Terminologie, Terminologie Konsolidierung






Andreas Ljungström

Geschrieben von Andreas Ljungström

Andreas Ljungström is a Language Technologies Consultant and Certified CAT trainer at AMPLEXOR International based in Berlin. His main areas of focus are consultancy and professional services aimed at streamlining and automating terminology and CAT processes on both customer and LSP side. He is currently spearheading the roll-out of XTM within the AMPLEXOR group.

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