L'heure du nettoyage de printemps? Voici une approche de consolidation et validation terminologiques basée sur des outils

Écrit par Andreas Ljungström le 21/03/17

Imaginez une petite équipe qui travaille sur une documentation produit. Les membres de l'équipe ont l'habitude de travailler ensemble et ont établi des règles strictes quant à l'usage des termes liés aux produits vendus par leur entreprise. Il est très facile pour eux de gérer ces termes: leur quantité est limitée, ils sont régis par des règles efficaces, et le produit est vendu dans une seule zone cible, dans une seule langue.

Maintenant, imaginez que cette entreprise se développe et cible différents marchés locaux. Tout à coup, l'équipe se trouve face à un problème de terminologie: les termes qu'elle utilisait doivent être traduits et gérés.

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Une année plus tard, l'entreprise décide d'étendre ses activités et d'engager une autre équipe chargée de la documentation produit située dans un autre bureau, travaillant sur une nouvelle série de produits apparentée. La communication entre les équipes sur la terminologie devient plus difficile, et après un certain temps, les équipes constatent que l'utilisation de la terminologie n'est pas uniforme, faute de centralisation.

Les deux équipes commencent à gérer leur propre terminologie dans des listes pour chaque produit. Les deux équipes se retrouvent avec de nombreuses listes qu'elles continuent d'envoyer à leur prestataire de services linguistiques afin de mettre à jour les termes dans la langue cible. Bien qu'ayant pour but d'aider, ces listes terminologiques soulèvent souvent des problèmes avec le prestataire qui indique que les entrées terminologiques ne sont pas cohérentes. Les listes sont ainsi souvent renvoyées remplies de questions et les équipes doivent redoubler d'efforts pour y apporter des réponses. Ces dernières se rendent compte petit à petit que gérer la terminologie de leur produit dans Excel n'était peut-être pas la meilleure des idées…

La création d'une documentation produit cohérente du point de vue terminologique est de plus en plus difficile et chronophage avec le temps. Et mieux encore, les équipes constatent que leurs collègues du marketing ont adapté une grande partie des termes du produit pour correspondre à leurs propres besoins sans se mettre en relation au préalable avec les autres équipes chargées des questions terminologiques.

Cet exemple illustre la mauvaise nouvelle: des ressources terminologiques précieuses peuvent être facilement polluées et les incohérences peuvent s'aggraver de façon incontrôlable avec le temps. Dans le pire des cas, vous vous retrouvez avec des silos de terminologie ayant une structure et des contenu différents, ce qui peut être utile pour un groupe d'utilisateurs spécifique, mais ne représente aucune valeur ajoutée pour les autres acteurs.

Étant donné que nous connaissons l'importance de collecter, maintenir et diffuser une terminologie valide pour permettre aux créateurs de contenu, aux traducteurs et aux réviseurs de faire leur travail, y-a-t-il quelque chose que nous puissions faire pour remédier à ce fouillis terminologique, le restructurer et y remettre de l'ordre ? Est-il possible d'éviter des tâches manuelles inutiles et de déterminer les efforts qui seront nécessaires pour supprimer les incohérences potentielles avant de s'y mettre concrètement?

Bonne nouvelle: il est possible d'harmoniser des ressources terminologiques aux structures diverses provenant de différentes sources en utilisant des outils terminologiques spécialisés. Une base de données terminologique polluée peut être débarrassée de ses redondances et de ses conflits avant d'être diffusée auprès d'un public plus large.

Penchons-nous sur la question.

 

Le point de départ: où est la valeur ?

Les ressources terminologiques sont susceptibles de croître en quantité avec le temps, et, avec les outils d'extraction terminologique disponibles sur le marché, cette croissance peut être vraiment très rapide. Malheureusement, nous constatons que croissance et collaboration maîtrisée ne vont pas de pair. La maintenance des bases de données terminologiques est rarement une priorité pour les entreprises. Par conséquent, ces ressources distribuées, « départementalisées » partagent rarement la même structure ou le même niveau d'information.

3blocks2.jpgC'est regrettable, car ces ressources perdent leur valeur réelle: le contenu est peu structuré, incohérent ou non disponible pour certains des acteurs.

Si les systèmes de gestion terminologique visent souvent à relever ces défis, la plupart des outils standard n'ont pourtant aucun moyen d'incorporer des ressources ayant des structures ou des contenus divers. Ils sont systématiquement dans l'incapacité d'informer le terminologue des conflits inhérents au niveau du contenu au sein d'une ou de plusieurs ressources. Le résultat final est le même:

  • du temps perdu à essayer de gérer une terminologie désordonnée
  • la source de référence unique pour les conventions de dénomination, autrefois si utile, ne fournit pas les réponses que vous recherchez
  • la qualité de la terminologie utilisée demeure mauvaise

Les conséquences d'une terminologie de mauvaise qualité

En fait, cette question mériterait un article à part entière, mais abordons ici au moins un aspect important. Nous savons que les traducteurs confrontés à une terminologie totalement polluée par des conflits passent plus de temps à rechercher les termes reconnus.

Dans un sondage que nous avons mené auprès de nos traducteurs techniques, les répondants ont indiqué qu'ils consacraient autant de temps en recherche supplémentaire pour vérifier une mauvaise terminologie que lorsqu'aucune terminologie n'est fournie et qu'ils doivent faire des recherches en partant de zéro. Confronté à une terminologie incohérente, le traducteur commence à faire des recherches, peut-être même à remonter la chaîne de traduction, pour obtenir des réponses à cette énigme terminologique. Un temps précieux est perdu qui pourrait être mieux employé ailleurs!

Ainsi, en fournissant une terminologie de mauvaise qualité, vous ne rendez pas service au traducteur. Cela constitue davantage une distraction qu'une aide.

 

La solution: une approche semi-automatisée basée sur des outils

Aujourd'hui encore, de nombreuses entreprises essaient de tenir à jour leurs ressources terminologiques dans des fichiers Excel. La gestion de la terminologie avec Excel est source d'erreurs et très limitée. Travailler avec Excel, ou même avec des systèmes de gestion terminologique standard, ne donnera pas les moyens aux utilisateurs de trouver des chevauchements et recoupements terminologiques, ou encore des quasi-doublons ayant une signification semblable. Par ailleurs, avec la plupart des outils standard, il est impossible d'estimer les efforts nécessaires pour consolider manuellement une base de données terminologique pleine d'incohérences.

Nous devons faire mieux. Et heureusement, nous le pouvons. AMPLEXOR TerminologyExpert est une suite d'outils terminologiques experts spécialement développée pour résoudre ces problèmes. Intégré à cette suite, TermConsolidator aide les terminologues à identifier automatiquement les conflits et les incohérences, ainsi qu'à fournir une estimation immédiate de l'effort de consolidation et de nettoyage. À l'aide d'algorithmes de vérification sophistiqués, cet outil compare les entrées terminologiques de l'ensemble de vos ressources terminologiques et affiche les conflits sur une interface utilisateur dédiée pour une reconnaissance et une résolution faciles. Les terminologues peuvent à présent nettoyer facilement des entrées terminologiques polluées et résoudre des conflits en un simple clic – tout cela sur une interface web conviviale. Plus besoin de trier et de comparer dans Excel, d'envoyer des listes un peu partout pour obtenir la dernière version approuvée ou faire vérifier les langues cibles par un réviseur – lancez simplement l'application et commencez à travailler avec une approche collaborative. TerminologyExpert permet de consolider un nombre théoriquement illimité de fichiers sources et de fournir des résultats terminologiques harmonisés et cohérents pour une utilisation ultérieure avec l'outil de votre choix.

Nos projets de consolidation récents ont montré que, par rapport à la résolution manuelle des conflits dans Excel, TermConsolidator peut réduire le temps réel consacré à la résolution de conflits de 90 à 96 %. En d'autres termes, une approche basée sur les outils est souvent la seule option possible – étant donné que la résolution manuelle pourrait prendre plusieurs mois pour des bases de données terminologiques volumineuses et extrêmement polluées.

Il est temps de sortir vos ressources terminologiques du grenier, de les dépoussiérer, de les lustrer et d'offrir la possibilité à vos utilisateurs de les employer.



Thèmes: Terminologie






Andreas Ljungström

Écrit par Andreas Ljungström

Andreas Ljungström is a Language Technologies Consultant and Certified CAT trainer at AMPLEXOR International based in Berlin. His main areas of focus are consultancy and professional services aimed at streamlining and automating terminology and CAT processes on both customer and LSP side. He is currently spearheading the roll-out of XTM within the AMPLEXOR group.

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