5 Gründe, warum uns das Dokumentenmanagement mit Documentum gefällt

    Was sollte einem an Documentum gefallen? Sowohl aus Sicht des Entwicklers als auch des Kunden stellt es in vielerlei Hinsicht ein flexibles System dar.

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    Unternehmen mit Prozessen und Anwendungen, die hohen Volumen an Dokumenten beinhalten, profitieren stark von der Verwendung eines Dokumentenmanagement-Systems. Grundsätzlich sind Dokumentenmanagement-Systeme digitale Aufbewahrungsorte für Dateien und Dokumente – sogenannte „Repositorys“, die zur Speicherung und Verfolgung elektronischer Dokumente genutzt werden. Metadaten, wie das Erstellungsdatum, der Autorenname, usw., können an jedes digital gespeicherte Dokument angefügt werden. Dies erleichtert die effiziente Suche innerhalb großer Mengen digitaler Dokumente oder die Anzeige der spezifischen Rolle eines Dokuments in einer ganzen Datei.

    Es existiert eine Vielzahl an Dokumentenmanagement-Plattformen: beispielsweise Microsoft Sharepoint, K2, Alfresco und Documentum. In folgendem Blog werden wir unser Hauptaugenmerk auf Documentum legen.

    Warum gefällt mir Documentum? Es stellt sowohl aus Sicht des Entwicklers als auch des Kunden ein flexibles System. Wenn Sie sich für Documentum entscheiden, werden Sie frei über eine individuell anpassbare Benutzeroberfläche verfügen. Das System wurde derart entworfen, dass es mit Ihrem Unternehmen wächst, durch Erhöhung der Serveranzahl oder durch den Umzug in die Cloud. Außerdem interagiert Documentum nahtlos mit anderen Systemen, wie z. B. mit Scanner-Software. Und durch das neue File-Sharing-Feature können die Dateien zwischen Kollegen schnell und sicher geteilt werden.

    In diesem Blogeintrag werden wir die 5 Gründe näher durchleuchten, warum einem Documentum gefallen sollte. Nach all den Jahren muss ich sagen, dass die Welt des Dokumentenmanagement mich persönlich immer noch in seinem Bann zieht!

    #1 Flexible Benutzeroberflächen

    Der erste Grund, Gefallen an Documentum zu finden, liegt in der Flexibilität der Benutzeroberflächen.

    Die Auswahl einer Benutzeroberfläche für ein Documentum-Content-Repository stellte in der Vergangenheit einen komplexen Prozess dar, da viele Einstellungsmöglichkeiten zur Auswahl standen: Webtop, Centerstage oder DAM. In den meisten Fällen war allerdings eine Kombination dieser Benutzeroberflächen notwendig, die danach auch noch individuell angepasst werden mussten. Unter erheblichem Aufwand hat EMC² seine Benutzeroberflächen modernisiert. Allgemein gesagt, gibt es von nun an zwei GUIs, um Ihre Dokumenten- und Content-Repositorys zu verwalten: D2 und xCP. Diese können wahlweise separat oder auch zusammen genutzt werden.

    Benutzeroberfläche 1: D2

    Wenn Sie nach einer einsatzfertigen und konfigurierbaren Dokumentenmanagement-Benutzeroberfläche suchen, sollten Sie sich für D2 entscheiden.

    Die Konfiguration von Benutzeroberflächen kann sich so einfach gestalten wie die Bestimmung des Kontexts verschiedener Benutzerrollen oder die Auswahl verschiedener Optionen innerhalb einer Matrix. Legen Sie die Tools fest, die die Benutzer in einer bestimmten Situation verwenden werden und beginnen Sie mit der Konfiguration. Sie haben die Möglichkeit, die Verfügbarkeit von Aktionen und Widgets zu spezifizieren:

    • Hat der Nutzer die Berechtigung, zwischen Ordnern zu navigieren?
    • Welche Dokumentenlisten sind verfügbar?
    • Wie gestaltet sich die Seite der Einstellungen?
    • Erhält der Nutzer eine Dokumentenvorschau oder nicht?
    • Welche Menüoptionen sollten innerhalb eines bestimmten Kontexts verfügbar sein?

    Auf dieselbe Weise sind manche Automatisierungen innerhalb der Anwendung vorkonfiguriert, wie z. B. Benennungs- und Nummerierungsschemata und die Auto-Klassifizierung. Das Ergebnis sind benutzerfreundliche und kontextrelevante Arbeitsplätze, von denen der Nutzer eine Auswahl treffen kann.

    D2 client application

    Benutzeroberfläche 2: xCP (xCelerated Composition Platform)

    Besteht Ihre alltägliche Arbeit in dynamischen Prozessen, die die Zusammenarbeit verschiedener Nutzer benötigt? Beispielsweise bei Ansprüchen im Rahmen einer Tätigkeit bei einem Versicherungsunternehmen oder wenn Sie für juristische Dokumente zuständig sind? Oder haben Ihre Nutzer bezüglich der Anwendung ganz eigene Anforderungen? Verwenden Sie in diesem Fall xCP (xCelerated Composition Platform).

    Documentum xCP gleicht einer Baustein-Box: Es ist ein Leichtes, eine Oberfläche ohne Coding-Kenntnisse zu erstellen, wodurch Sie Ihre ganz eigene, auf Ihre Anforderungen zugeschnittene Anwendung zusammenstellen können. Über 80 % (manchmal sogar bis zu 100 %) Ihrer Bedürfnisse können rein durch die Konfiguration gedeckt werden. xCP ist außerdem flexibel genug, Entwicklern das Einfügen benutzerdefinierter Codezeilen oder sogar die Erstellung benutzerdefinierter Widgets zu ermöglichen, um das gewünschte Verhalten der Anwendung zu erzeugen.

    Possible xCP client application

    Schauen Sie sich auch folgende Seite mit der Documentum xCP-Beispielanwendung an.

    Neben der Bereitstellung der besten Dokumenten- und Content-Management-Plattform konzentrieren sich EMC² und seine Partner ebenso auf die Entwicklung einsatzfertiger Lösungen für unterschiedliche Verticals wie z. B. Energie und Ingenieurswesen, Life Sciences, Gesundheitswesen, der öffentliche Sektor sowie Finanzwesen und Versicherungswesen.

    All diese Lösungen basieren entweder auf (oder migrieren zu) D2 oder xCP-basierte Anwendungen.

    #2 Flexible Systeme: Beginnen Sie klein, wachsen Sie hoch hinaus

    Und nun der zweite Grund, warum Ihnen Documentum gefallen wird: Das System ist dafür bekannt, eines der am robustesten und skalierbarsten seiner Art zu sein. Dank des nutzerbasierten Lizenzierungsmodells können Sie damit mit einer Unternehmensgröße von fünf Personen beginnen und es bei einer Zahl von 50 oder 500 immer noch weiterverwenden. Sie können Ihren Serverpark Seite an Seite mit Ihren Anforderungen stetig wachsen lassen.

    Nutzerbasiertes Lizenzierungsmodell

    Das Lizenzierungsmodell ist nutzerbasiert. Sie können also mit einem kleinen Projekt beginnen, um das digitale Arbeiten innerhalb einer Ihrer Abteilungen zu fördern. Es besteht auch nicht die unmittelbare Notwendigkeit, in Serverinfrastruktur, Anwendungsentwicklung und Lizenzgebühren zu investieren. Nach einem erfolgreichen ersten Projekt können Sie ganz leicht Ihre Documentum-Implementierung und Nutzerbasis ausweiten, indem sie neue Anwendungen hinzufügen.

    Ausbaufähige Servervolumen

    Seitens der Server stellt der Zuwachs kein Problem dar. Auch wenn durch Komprimierung von Documentum-Komponenten auf einer Handvoll Server klein begonnen wurde, ergibt sich daraus eine Weiterentwicklung. Horizontale (Hinzufügen von mehr Servern) und vertikale (Hinzufügen von mehr Speicher und CPU) Skalierung bleiben stets möglich. Der vollständige Produkt-Stack unterstützt die Virtualisierung sowie mehrere Betriebssysteme. Wenn Ihr System zunehmend belastet wird, können die verschiedenen Komponenten Ihrer Documentum-Installation auf separate Server verschoben und im Modus für hohe Verfügbarkeit und / oder Lastausgleich eingerichtet werden. Serverumgebungen mit Cluster-Datenbanken werden für die wichtigsten Datenbankanbieter unterstützt.

    Wenn Ihr Unternehmen erfolgreich ist und über die Grenzen Ihres aktuellen Standorts hinauswächst oder sogar international tätig ist, ist Ihr Documentum-System bereit, mitzuwachsen. Es unterstützt das Caching von Zweigstellen und mehrere Repositorys an verschiedenen Standorten mit Inhaltssynchronisierung.

    Lebenszyklusmanagement von Dokumenten

    Letztlich sollten Sie über den Lebenszyklus Ihrer Informationen nachdenken, um Ihr System effizient zu halten und sicherzustellen, dass Ihr Live-Content stets relevant bleibt. Jegliche Informationen in einem stetig wachsenden Repository live zu halten, das langsamer wird und überholte Inhalte vorweist, ist keine gute Idee. Auch wenn zum reibungslosen Ablauf eine Skalierung möglich ist, denken Sie ein Mal über die Archivierung oder die Entsorgung von Informationen nach. Ingenieure von Documentum teilen dieselbe Meinung und fertigen daher Lösungen an, um diese Herausforderung zu meistern. Auf Grundlage von anpassbaren Aufbewahrungsrichtlinien besteht die Möglichkeit, weniger verwendete Informationen innerhalb einer InfoArchive-Lösung zu archivieren. Kurzer Hinweis: die Anwendungsmöglichkeiten von InfoArchive sind weitaus umfangreicher als der vorliegende Anwendungsfall.

    Beginnen Sie klein und wachsen Sie hoch hinaus – hört sich das nicht toll an? Wie Sie sehen können, ist dies möglich – und mit dem Documentum-Produkt-Stack noch weitaus mehr. Hierzu möchten wir Sie allerdings warnen: das Entwerfen einer Informationsarchitektur, die Gestaltung und Implementierung benutzerfreundlicher Features sowie das Installieren und die Wartung Ihrer Documentum-Services werden die Fachkenntnisse eines erfahrenen Entwicklers erfordern.

    #3 Flexibles System-Hosting

    Flexibilität beim System-Hosting stellt den dritten Punkt dar, warum einem Documentum gefallen sollte.

    Alles verlagert sich in die Cloud. In der Tat kann bzw. wird das in naher Zukunft der Fall sein, und diese Entwicklung gestaltet sich rasant. Allerdings sind bis dato nicht alle Unternehmen gewillt, ihre internen Daten außerhalb des Unternehmens zu lagern. Einige dürfen dies erst gar nicht.

    Üblicherweise wurden Dokumentenmanagement-Systeme vor Ort gelagert. Mit Documentum sind Sie flexibel genug, dies immer noch zu tun. Speziell bei kleinen und mittelgroßen Systemen trifft dies in den meisten Fällen immer noch zu. Wie bereits erwähnt, sollten Sie im Hinterkopf behalten, dass die Installation, die Wartung und die Konfiguration von Dokumentenmanagement-Systemen das Hinzuziehen professioneller Documentum-Entwickler erfordert.

    Falls Ihr Unternehmen sich mehr auf das Kerngeschäft konzentrieren und nicht allzu sehr in internem Wissen investieren möchte, hat EMC² das Richtige für Sie: OnDemand.

    Anbei ein Zitat von EMC², das ich nicht hätte besser formulieren können:

    „EMC² Managed Services OnDemand ermöglicht es Kunden, Managed Services vor Ort wirksam einzusetzen, oder aber Documentum (Webtop, D2, xCP, Energy und Engineering Solution, und Life Sciences Solution), Captiva und Document Sciences xPression-Anwendungen über eine private Cloud laufen zu lassen.“

    Beachten Sie, dass es vor Ort als auch in der privaten Cloud aufgestellt werden kann. Sie werden ein System erhalten, das von einem Spezialisten installiert, überwacht und erweitert wird.

    #4 Flexible Interaktion mit anderen Systemen

    Dokumente und Content-Management-Systeme kamen in der Vergangenheit neben Datenbanken, ERP-Systemen, usw., in Form von unabhängigen Informationssilos – und diese Zeiten sind vorüber. Heutzutage binden sie sich vollständig an anderen Geschäftsanwendungen an. Documentum bietet Ihnen diese Möglichkeit ebenfalls – ein vierter Grund, warum die Arbeit damit eine Freude bereitet.

    Ihr Dokumentenmanagement-System stellt zur Wegfindung hin zum digitalen Arbeitsplatz eine der Kernkomponenten dar:

    • Scanner-Anwendungen wie z. B. Captiva oder Kofax digitalisiert ihre papierbasierten Abläufe. Sie lassen sich nahtlos an Documentum anbinden und können als eines von vielen Inputkanälen der digitalen Information verwendet werden.
    • Andere Anwendungen, die bereits strukturierte oder unstrukturierte Informationen beinhalten, können an Documentum durch Webservices angebunden werden. Sowohl die Informationsaufnahme aus dem Repository als auch das Hinzufügen von Daten und Inhalten in das Repository sind möglich. Ohne zu sehr ins technische Detail zu gehen, unterstützten Documentum-Content-Repositorys unterschiedliche Anbindungen von Webservices: CMIS (Content Management Interoperability Services: ein offener Standard, DFS (Documentum Foundation Services) und Documentum Rest Services.

    Möglich ist auch die Anbindung anderer Systeme an die Documentum-Anwendung. Beim Entwerfen von Prozessen in xCP stehen Ihnen eine Reihe von Prozessaktivitäten zur Verfügung, die es Ihnen ermöglichen, Datenbanken zu integrieren, aber auch Webdienste zu nutzen, die von anderen Systemen bereitgestellt werden.

    Wie Sie sehen, stellt die Anbindung an Documentum nicht mehr eine Abhängigkeit von speziell entwickelten Konnektoren dar. Obwohl es kein Open-Source-Produkt ist, ist es viel offener und flexibler geworden, sowohl für die Integration in andere Anwendungen als auch für die Anbindung an anderen Systemen.

    #5 Flexibles Teilen von Dokumenten

    Der letzte Punkt unserer Liste, warum einem Documentum gefallen sollte, ist das Teilen von Dokumenten.

    Wie bereits erwähnt, ist das Lizenzierungsmodell von Documentum Content Server und zugehörigen Produkten nutzerbasiert, was von Vorteil sein kann. Wenn Sie aber eine nicht definierte oder sehr große Anzahl an Informationskonsumenten vorweisen, kann dies zum Problem werden. In diesem Fall brauchen Sie die Möglichkeit, Informationen aus Ihrem Content-Repository auf kontrollierte Weise an die Außenwelt zu übermitteln. Und wieder haben Sie verschiedene Möglichkeiten:

    • Syncplicity: Mithilfe des Syncplicity-Konnektors für Documentum können in xCP integrierte Prozesse automatisch Inhalte freigeben, die in Ihrem Repository verfügbar sind. D2 verfügt außerdem über integrierte Funktionen zum Teilen von Dokumenten mit Syncplicity über die Benutzeroberfläche. Syncplicity macht Ihre Inhalte überall und jederzeit auf jedem Gerät verfügbar. All dies auf sichere Art und Weise – Ihr Unternehmen behält die Kontrolle über den freigegebenen Content durch die integrierte IRM-Funktion (Information Rights Management)


    • Interaktive Zustelldienste ermöglichen es Ihrem Unternehmen, Informationen von Ihrem Content-Server in einem zwischengespeicherten Repository zu veröffentlichen. Webanwendungen können diese Informationen dann nutzen, um sie über verschiedene Kanäle zur Verfügung zu stellen.
    • xPression Documentum Edition: ermöglicht Ihrem Unternehmen individuell angepasste mehrkanalige Kommunikation mit dem Kunden

    Dies ist eine sehr begrenzte Liste, die auf EMC²-Produkten basiert. Diese sind eng an Ihr Documentum-Repository angebunden und es besteht auch eine Vielzahl weiterer verfügbarer Lösungen. Das Ziel besteht darin zu zeigen, dass Ihr Documentum-Content-Management-System flexibel genug ist, eine Lösung für viele Ihrer geschäftlichen Herausforderungen  anzubieten.

    Fazit

    Documentum hat zweifellos viel zu bieten. Meiner Meinung nach ist das herausstechende Merkmal aber dessen Flexibilität. Wenn Sie sich in Ihrem Unternehmen für Documentum entscheiden, erhalten Sie ein System, das zwei Benutzeroberflächen bietet (D2 und xCP). Diese können sowohl separat als auch nebeneinander verwendet werden. Sie würden dann ein System nutzen, das mit Ihrem Unternehmen mitwächst – ob es dabei um die Anzahl der Nutzer, der Server oder Dateien geht, die auf dem Server verwaltet werden. Je nach Ihren geschäftlichen Anforderungen können Sie dadurch in die Cloud umziehen oder Ihre Daten vor Ort lagern. Und hier noch die zwei letzten Gründe, warum einem Documentum gefallen sollte: Einerseits die Flexibilität, die sich sich an andere Systeme anbindet und andererseits die unterschiedlichen Optionen zum Teilen von Daten – bei zeitgleicher Kontrolle über alle Inhalte.

    Veröffentlicht auf    Zuletzt aktualisiert am 05/11/2019

    #Documentum, #Fallmanagement

    Über den Autor

    Jan De Greef is Consultant at Amplexor, specialized in EMC Documentum. He is based in Belgium.

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