6 große Hürden im Enterprise-Content-Management

    Finden Sie heraus, was die gängigsten Herausforderungen im Enterprise-Content-Management darstellen und wie Kosten eingespart und Ihre Effizienz gesteigert werden kann.

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    Die rasant wachsende Menge an unternehmensintern erstellten Informationen und die Verwaltung derselben haben einen direkten Einfluss auf die Geschäftseffizienz, die Mitarbeiterproduktivität, die IT-Infrastruktur, und wohl am Wichtigsten – den Umsatz. Um die Problembereiche zu identifizieren und zu verstehen, worin Sie in Zukunft investieren sollten, müssen Sie zuerst nachvollziehen, wo Ihr Unternehmen heute steht und eine klare Übersicht Ihrer internen Prozesse und Informationsstrukturen zu erhalten. Es kann sich allerdings als ziemlich knifflig erweisen, den Skeletten in Ihrem Schrank entgegenzutreten.

    Das ist auch der Grund, warum wir die 6 gängigsten Herausforderungen im Enterprise-Content-Management zusammengetragen haben, damit Sie die etwas finstereren Kapitel Ihres Unternehmen entgegentreten und auch ermitteln können, was genau Ihre Geschäftskommunikation stört, die Zusammenarbeit ausbremst, oder die Prozesse verlangsamt.

    #1 – Das Treffen von Entscheidung wirkt abschreckend und basiert auf unvollständigen Informationen

    Studien haben ergeben, dass Mitarbeiter durschnittlich 20% Ihrer Zeit darauf aufwenden, nach internen Informationen oder nach Kollegen zu suchen, die Sie bei speziellen Aufgaben unterstützen können. Wie sieht diese Zahl in Ihrem Unternehmen aus?

    Haben sie einfachen Zugang zu geschäftsbezogenen Dokumenten und aktualisierten Informationen? Falls Ihre Antwort ein klares "Nein“ ist, stehen die Chancen gut, dass Ihre wichtigen Dokumente innerhalb Ihrer Organisation über Ordner, Papierakten, E-Mail-Accounts und sogar Schatten-IT-Systeme verteilt sind, was letztendlich die Zusammenarbeit und den Informationsfluss verlangsamt.

    Solch ein verstreutes Framework stellt verschiedenen Personen unterschiedliche Fakten zur Verfügung. In Kombination mit einem Mangel an Kommunikation zwischen Kollegen führt dies zu Entscheidungen auf der Grundlage unvollständiger oder falscher Information. Wenn es nicht bereits geschehen ist, wird dadurch die Effizienz und die Produktivität verringert, die Innovation gehemmt und der Geschäftsumsatz beeinträchtigt.

    #2 – Schlechter Kundenservice durch zerstreute Information

    Die heutigen Ansprüche der Kunden erfordern unterstützende Plattformen, die Wissen, Inhalte und Ressourcen effektiv koordinieren können. Das hochrangige Ziel ist es, allen Mitarbeitern eine Rundumsicht der Interessenten und Kunden zu verschaffen und die bestmögliche Erfahrung zu bieten.

    Ineffizienzen werden häufig durch die Verteilung von Fallinformationen über CRM-Systeme, Papierdateien und E-Mail-Ordner verursacht. Ohne durchgehende digitale Prozesse wird die Problemlösung nicht formal verwaltet, der Fortschritt des Ablaufs ist nicht transparent und es ist ebenso unmöglich, KPIs zu messen. All dies beeinträchtigt die Kundenzufriedenheit und -treue und schädigt den Ruf Ihres Unternehmens.

    #3 – Ineffiziente und nicht konforme Haltung von Daten und Dokumenten

    Zunehmende Vorschriften und branchenspezifische Konformitätsrichtlinien sind häufige Motivatoren für Unternehmen, Dokumente elektronisch zu speichern und ihre Aufbewahrungsfristen zu automatisieren. Halten Sie immer noch ein papierbasiertes Speichersystem für die Langzeitarchivierung bereit? Sind Sie in der Lage, im Falle eines Rechtsstreites Prüfungsanfragen oder rechtliche Ermittlungsanfragen zu erfüllen?

    Entweder verfügen Sie über kein digitales Archivierungssystem oder es unterstützt nicht effektiv die Geschäfts- und Nutzeranforderungen. Der Zugriff auf wichtige digitale Inhalte, wie Kerngeschäftsinformationen oder Vermögenswerte für branchenspezifische Vorschriften, stellt weder unmittelbar noch sicher dar. Zusätzlich können Sie keine klaren Informationen darüber bereitstellen, wer wann und welche Informationen angefordert und aufgerufen hat und unter welchen spezifischen Bedingungen dies stattgefunden hat.

    #4 – Manuelle Bearbeitung der eingehenden Kommunikation

    Entscheidungen werden im Rahmen der ständig zur Verfügung stehenden Informationen getroffen. Häufig steckt diese Information in einem Postfach fest, oder in Briefpost, die noch geöffnet, fotokopiert oder verteilt werden muss.

    Sie haben einen beträchtlichen Zulauf an Papierdokumenten, die einen wichtigen Teil Ihrer (digitalen) Prozesse darstellen, haben aber keine Möglichkeit, alle eingehenden Informationsströme (Papierpost, E-Mail, Fax usw.) automatisch zu digitalisieren und sie jedem Prozess zuzuordnen. Sie versuchen daher, durchgehende digitale Prozesse zu erstellen. Es besteht aber immer noch eine erhebliche Menge an manueller Digitalisierung und Klassifizierung strukturierter Dokumente, wie z. B. Rechnungen oder Berichte. Diese manuellen Aufgaben sind fehleranfällig, verlangsamen die Mitarbeiter und verschwenden wertvolle Zeit, die sie für wichtigere Aufgaben aufwenden könnten.

    #5 – Kein Zugriff auf erlangte Erkenntnisse und beschlossene Entscheidungen aus Meetings

    Vorstands- und Mitarbeitertreffen führen oft zu Entscheidungen, die sich auf mehrere Abteilungen und Vorgänge auswirken. Sowohl Teilnehmer als auch andere Kollegen haben unter Umständen das Protokoll zu überprüfen. So kann sichergestellt werden, dass eine geplante Maßnahme einer Entscheidung entsprich. Außerdem erhält man so einen Überblick über die historische Entwicklung eines bestimmten Problems.

    Sind Sie in der Lage, leicht auf Dokumente im Rahmen von Meetings zuzugreifen? Beispielsweise Dateien zu einem bestimmten Thema oder Materialien, in denen eine bestimmte Person oder Position erwähnt wird? Oder sind diese hauptsächlich im Postfach der Teilnehmer hinterlegt?

    Wenn Dokumente einer Besprechung erfordern, dass Personen Agenden und Ergänzungen auszudrucken haben, oder Sie die IT-Abteilung hinzuziehen müssen, um Zugriff für Kollegen zu ermöglichen, erhöhen Sie nur den Aufwand für alle Beteiligten und optimieren nicht die wirklich nennenswerten Ergebnisse der Besprechungen. Das Vorbereiten, Verwalten und Speichern von Dokumenten einer Besprechung ist so überwältigend und zeitaufwendig wie die Suche nach Informationen aus früheren Besprechungen selbst. Es gibt auch keine Möglichkeit sicherzustellen, dass vertrauliche Informationen ausschließlich von autorisierten Personen gesichtet werden. 

    #6 – Desorganisation von Dokumenten im Qualitätsmanagement

    Die Dokumentenkontrolle ist für Qualitätsstandards (z. B. ISO 9001) von zentraler Bedeutung. Sie bildet eine wichtige Funktion für Unternehmen, die in regulierten Umgebungen tätig sind. Wenn es um Qualitätsmanagement geht, kann die Desorganisation von Dokumenten leicht zu schwerwiegenden finanziellen und menschlichen Konsequenzen führen, wie zum Beispiel durch Anlagenstillstand oder Arbeitslosigkeit für die verantwortlichen Parteien.

    Verfügt Ihre Qualitätsabteilung über eine strukturierte Möglichkeit, Qualitätsdokumente und Standardarbeitsanweisungen (SOPs) von der Erstellung bis zur Entsorgung zu verwalten? Häufig haben Qualitätsmanager Schwierigkeiten mit der Versionsverwaltung von Dokumenten. Sie haben kein formelles Verfahren zur Überprüfung und Genehmigung oder es fehlt Ihnen aber eine transparente und überprüfbare Möglichkeit, Zyklen für digitale Dokumente zu überprüfen und genehmigte Versionen an Kollegen zu verteilen.

    Veröffentlicht auf 11/10/18    Zuletzt aktualisiert am 11/10/18

    #Content Management, #Digitale Transformation, #Fallmanagement

    Über den Autor

    Tom Laureys is Solution Manager ECM at AMPLEXOR based in Belgium. For the past 10 years, Tom has been helping clients across industries find the right technology to effectively digitize their business processes and improve collaboration and productivity. His combination of strategic thinking and expertise in a range of platforms - from Alfresco and Documentum to SharePoint and Office 365 – grant him the capacity to capture new trends on the market and turn them into solutions for our customers.

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