Aus Chaos wird Klarheit: Digitalisierung – auf intelligente Art

    UI und UX machen den guten Ton des Unternehmens sichtbar und erlebbar. Aber wie trifft man ihn an allen digitalen Touchpoints gleichermaßen?

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    Input-Management-Systeme sind in der aktuellen Informationsarchitektur von Unternehmen ein wichtiger Baustein. Das Verarbeiten und Optimieren eingehender Informationsströme funktioniert so um ein Vielfaches leichter: Mit dem automatisierten Erfassen, Extrahieren und Verarbeiten von Dokumenten und Daten. 

    1. Eine Welt, in der quasi auf Knopfdruck aus chaotischem Input intelligenter wird, für schnellere Prozesse und eine effizientere Arbeitsumgebung für alle – wir sind schon auf dem Weg dahin. 

      Aber von vorne: Was ist „chaotischer“ bzw. „intelligenter“ Input? Und wie wird aus einer chaotischen Daten- oder Dokumentenstruktur eine intelligente? Grundsätzliche Antworten dazu – und zu möglichen Herausforderungen auf dem Weg – geben wir Ihnen mit diesem Blog-Artikel. 

      1. 1. Chaotischer Input vs. intelligenter Input

      Dateninput – ob digital oder auf Papier – tritt für gewöhnlich in drei Formen auf: strukturiert, halbstrukturiert und unstrukturiert. Bei strukturierten Dokumenten ist der Inhalt von der Art her in der Regel immer gleich, ebenso wie das Layout, und diese „Struktur“ bleibt über lange Zeit unveränderlich. Ein Beispiel wäre etwa ein Pass. 

      Rechnungen sind hingegen häufig halbstrukturiert. Das Layout mag ähnlich aussehen, die inhaltlichen Unterschiede sind aber erheblich.  

      In unstrukturierten Dokumenten lassen sich weder inhaltlich noch im Format Muster oder Regelmäßigkeiten erkennen. Typisch für diese Kategorie sind etwa handschriftlich verfasste Schriftstücke.  

      Unstrukturierter Content wird allgemein als „chaotischer Input“ bezeichnet – und strukturierter oder halbstrukturierter als „intelligenter Input“. Derzeit liegen über 80 Prozent aller Geschäftsdaten in unstrukturierter Form vor. Daher ist die Nachfrage nach einer Lösung auch entsprechend groß, die dieses Chaos in strukturierte, intelligente Inhalte verwandelt. Denn anderenfalls geht viel Wissen im Unternehmen ungenutzt verloren. 

      1. 2. Ordnung ins Chaos bringen

      Allen Trends zum digitalen Arbeitsplatz und der Idee des papierlosen Büros zum Trotz: Es ist in der Geschäftswelt nach wie vor viel Papier im Umlauf. Unstrukturierte Inhalte müssen zunächst digitalisiert und strukturiert werden, bevor sie für Geschäftsprozesse verwertbar sind. Aber womit fängt der Prozess der Digitalisierung an – und wie läuft er ab? 

      Der erste Schritt ist die eigentliche Verwandlung ins digitale Format, mittels Texterkennungssoftware. Dann entscheiden wir, in welche Workflows wir die Daten überführen müssen. Je nach Input kommen hier natürlich unterschiedliche Prozesse in Frage.  

      Der Workflow für unstrukturierten Input kommt in der Regel nicht ohne manuelle Schritte aus. Die Systeme können zwar immer besser mit Sprache und Text umgehen, aber es bleibt vorerst teuer und schwierig. Bei der manuellen Verarbeitung entscheiden wir, welche Informationen abgespeichert gehören und um welche Art Dokument es sich handelt. 

      Bei halbstrukturiertem Input können wir die Informationen überwiegend direkt aus dem Dokument automatisch digitalisieren und verarbeiten. Sind die Informationen jedoch unzureichend, unleserlich oder nicht verwertbar, muss doch ein Mensch entscheiden, was nun geschehen soll. 

      Strukturierte Dokumente setzen sich für gewöhnlich aus verwertbaren Informationen zusammen. In einem optionalen Zusatzschritt können wir diese noch manuell auf mögliche Fehler prüfen. 

      1. 3. Herausforderungen im Laufe des Prozesses

      Selbst bei strukturierten Dokumenten bauen wir für diverse Szenarien zusätzliche Checks ein. Ein Szenario: Nutzer-Fehler. Vielleicht verdeckt ein Kaffeefleck eine wichtige Zahl, das entscheidende Wort steht genau in einer Knickfalte – oder die Scanner-Hardware wurde länger nicht gewartet. Wussten Sie, dass schon ganz gewöhnlicher Staub Scans unbrauchbar machen kann? 

      Ein anderes Szenario sind Datenverluste. Sie können beim Digitalisieren von unstrukturiertem Inhalt auftreten, wenn die Texterkennung bestimmte Buchstaben nicht lesen kann, etwa weil sie handgeschrieben sind. In gewisser Weise ist es ja beruhigend: Beim Digitalisieren bleiben wir Menschen schon einmal unverzichtbar. 

    Veröffentlicht auf    Zuletzt aktualisiert am 13/08/2020

    #Content Management, #Digitale Transformation, #Datenerfassung

    Über den Autor

    Jerry Rosenau is a Junior Business Consultant at Amplexor, based in Eindhoven, The Netherlands. Having had an internship in the content capture team after college graduation, Jerry now focuses on business process analysis and supporting the sales team on advising customers about the best possible capture solutions.

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