Change Management: Wie Sie Projekt-Widerständen widerstehen

    Jedes Change-Management-Projekt stößt auch auf Widerstand. Das Acht-Schritte-Modell von Kotter oder das ADKAR-Modell helfen da weiter. Wir zeigen, wie.

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    Change Management ist eine riskante Sache: Kleine Budgets, große Erwartungen, enge Fristen, knappe Ressourcen, ausufernde Projekte ... Brechen Sie aus, aus diesem Teufelskreis!

    1. Bei fast jedem Projekt stoßen wir irgendwann auf Widerstände – wenn nicht sogar über den gesamten Projektzyklus und darüber hinaus. Es kann kompliziert werden, wenn nicht alle Beteiligten das Vorhaben genauso enthusiastisch angehen wie Sie selbst. Ihr Projekt wäre nicht das erste, das auf halbem Weg scheiterte – an störrischer Abwehrhaltung. Aber woher kommen diese Widerstände? Und wie gehen Sie am besten damit um? 
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    3. Zunächst einmal müssen wir uns klarmachen: Jeder Mensch durchläuft einen Veränderungszyklus im eigenen Tempo. Das Wichtigste ist deshalb, den Betroffenen die Zeit und den Raum zu geben, die sie brauchen – damit sie sich auf die neue Situation einstellen können. Denken Sie immer daran: Wer neue Prozesse einführt, verliert leicht das Gespür dafür, wie groß die Umstellung für alle anderen ist. Im Übrigen können Widerstände vor allem aus drei Gründen entstehen:  Aus mangelndem Verständnis, mangelndem Vertrauen oder Unwillen. Und manchmal spielen sogar alle drei Faktoren gemeinsam eine Rolle. Gehen wir die Punkte einzeln durch – damit Sie dem Teufelskreis entgehen! 

    1. Mangelndes Verständnis 

    Hier gibt es oft ein Informationsdefizit: Ist vielleicht etwa ein bestimmter Fachjargon nicht allen klar? Werden die Beteiligten mit Daten überschüttet? Gibt zu viel Interpretationsspielraum? Ist für Ihre Stakeholder das große Ganze nicht mehr erkennbar? 

    In solchen Fällen sollten Sie mit Ihren Kollegen und Partnern Informationen austauschen. So können Sie Menschen mit unterschiedlichen Perspektiven und Herangehensweisen für Ihr Projekt gewinnen. Mit einem gut ausgearbeiteten Plan können Sie Ihre Kommunikationsstrategie transparent und klar an alle Beteiligten weitergeben. Nutzen Sie verschiedene Kanäle, um zu informieren – immer auf den jeweiligen Enpfänger oder die Empfängerin abgestimmt! Und ganz wichtig: Wiederholen Sie Ihre Botschaft. Immer und immer wieder. 

    2. Mangelndes Vertrauen 

    Es mag hart klingen – aber es kann sein, dass ganz einfach das Vertrauen in Sie als Person fehlt, in Ihre aktuelle Rolle oder Ihre Organisation beziehungsweise Ihre Firma. In diesem Fall haben Sie eine harte Nuss zu knacken – denn die meisten Leute werden es Ihnen nicht offen sagen, wenn sie Ihnen nicht vertrauen. Entsprechend schwer ist es, diesem Problem auf den Grund zu gehen. Fangen Sie also am besten bei sich selbst an. 

    Wenn Sie merken, dass die Vertrauensbasis fehlt, fragen Sie sich: Warum hat mein Gegenüber das Vertrauen verloren? Was kann ich tun, um meine Glaubwürdigkeit zu steigern? Geben Sie es offen zu, wenn Sie oder Ihre Organisation falsche Entscheidungen getroffen haben – und räumen Sie Missverständnisse aus dem Weg. Zeigen Sie, dass Sie hinter dem neuen Kurs stehen. Und holen Sie andere Kollegen des Projektteams mit ins Boot, die ein hohes Ansehen genießen. Leisten Sie Beziehungsarbeit! 

    3. Unwillen 

    Dies ist die härteste Nuss. Viele sehen Neuerungen als Bedrohung. Um ihren Arbeitsplatz zu schützen, gehen sie dann in Abwehrhaltung. Schließlich besteht die Gefahr, dass die neuen Prozesse ihre Kompetenzen, ihren Einfluss oder ihren Status schmälern könnten. Es kann auch sein, dass die konkrete Umstellung den Betreffenden selbst nichts bringt, und sie den Wert für das große Ganze nicht erkennen. Andere Kollegen haben in der Vergangenheit vielleicht einfach nur schlechte Erfahrungen gemacht – was dazu führt, dass sie ihre Schutzmechanismen hochfahren. 

    Da ist es gut, offen zuzugeben, wenn auch ein gewisses Frustpotenzial in den Änderungen besteht, wenn sie Arbeit und Stress mit sich bringen. Reden Sie die möglichen Probleme nicht klein. Haben Sie Verständnis für den Frust Ihrer Kollegen. Kommunizieren Sie ehrlich und geben Sie allen Beteiligten den nötigen Raum, sich an die Änderungen zu gewöhnen. Sie sollten außerdem ein offenes Ohr für Ihre Mitarbeiter behalten und auch deren zukünftiges Feedback in den Umstellungsprozess einfließen lassen können. Sehr hilfreich sind auch Listen, in denen Sie die Vorteile und neuen Möglichkeiten aufführen. Wo immer möglich, binden Sie die Stakeholder mit in den Prozess ein – und wecken Sie so deren Begeisterung. 

    Gut vorbereitet ist halb gewonnen – auch beim Change Management 

    Die genannten Tipps werden Ihnen helfen, Widerstände bei Ihren Projekten zu überwinden. Aber was, wenn man schon verhindern könnte, dass die Leute überhaupt erst Widerstände aufbauen?  Das geht tatsächlich! Unternehmen in aller Welt greifen dafür auf Change-Modelle als Orientierungshilfe zurück. Sehen wir uns zwei erfolgreiche Strategien genauer an: 

    1. Das Acht-Stufen-Modell von Kotter  

    John Kotter ist ein Vordenker in der Geschäftswelt, wenn es um Unternehmensführung und Change-Prozesse geht. Er empfiehlt Organisationen fürs Veränderungsmanagement sein achtstufiges "Change"-Modell, um die Erfolgschancen der Änderungsprojekte zu verbessern: 

     

    1. Vermitteln Sie ein Gefühl von Dringlichkeit: Informieren Sie die Leute offen und ehrlich darüber, weshalb Änderungen nötig sind – mit Fakten und Messwerten. 

    2.Bilden Sie ein starkes Bündnis an glaubwürdigen Partnern, das sich über das gesamte Unternehmen spannt. 

    3. Vertreten Sie eine klare Vision und Strategie. 

    4. Seien Sie kommunikativ und binden Sie das Management sowie Experten unter den Stakeholdern ein und bitten Sie um Feedback. 

    5. Machen Sie den Weg frei für Ihr Team und beseitigen Sie etwaige Hindernisse. 

    6. Heben Sie Erfolge hervor und feiern Sie sie gemeinsam. 

    7. Wenn die Änderungen schließlich etabliert sind, heißt es: dranbleiben! Behalten Sie alle Faktoren im Blick und steuern Sie den Prozess dezent im Hintergrund. 

    8. Verankern Sie die neuen Abläufe, indem Sie darauf achten, dass sie auch tatsächlich eingehalten werden.  

    2. Das ADKAR-Modell von Jeff Hiatt 

    Dieser Leitfaden fürs Change Management versteht sich als Wegweiser sowohl für Einzelpersonen wie auch für ein Unternehmen. Interessant ist dabei vor allem, dass jeder Einzelne in die Pflicht genommen wird: Alle tragen persönlich zum erfolgreichen Wandel im Unternehmen bei. Das Akronym ADKAR steht für die fünf greifbaren und konkreten Voraussetzungen, mit denen die Beteiligten zusammen nachhaltigen Wandel erreichen können: 

     

    1. Awareness/ Bewusstsein für die Notwendigkeit der Änderungen: Verstehen die Stakeholder, warum die Änderungen notwendig sind, was für jeden Einzelnen dabei herausspringt – und welche Folgen drohen, falls das Vorhaben scheitert? 
    2. Desire/ der Wunsch, Teil der Veränderung zu sein und sie aktiv voranzutreiben: Sind alle Partner und Kollegen bereit und willens, die Umstellung tatkräftig zu unterstützen?
    3. Knowledge/ Wissen, wie´s geht: Wissen alle Beteiligten, wie der Umstieg ablaufen soll? Ist jeder Einzelne ausreichend informiert und entsprechend geschult? Hier geht es um konkretes Verhalten, Prozesse, Tools, Systeme, Fähigkeiten, Verantwortlichkeiten und Techniken.
    4. Ability/ Fähigkeit, die benötigten Kompetenzen und Verhaltensweisen umzusetzen: Ist jeder für sich in der Lage, sein oder ihr Know-how in die Tat umzusetzen? Und falls nicht: Was muss der oder die Betreffende tun, um sich in die Lage zu versetzen?. 
    5. Reinforcement/ Bestärkung:  Vergessen Sie nicht, Erfolge anzuerkennen, zu belohnen und zu feiern.
    6. (Weitere Informationen finden Sie im ADKAR-Buch von Jeffrey M. Hiatt.) 

     

    Wenn Sie all diese Tipps beherzigen, sind Sie schon auf dem besten Weg zu gelungenem Änderungs-Management in Ihrem Unternehmen oder Team. 

    Bitte teilen Sie mit uns Ihre Erfahrungen und Gedanken zum Thema, gerne auch unten in den Kommentaren.  

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    Veröffentlicht auf    Zuletzt aktualisiert am 07/09/2020

    #Zusammenarbeit, #Digitale Strategie, #Digitale Transformation

    Über den Autor

    Clara Selis is Project and Engagement Manager at Amplexor, based in Belgium. In the past decade, Clara fulfilled several roles within IT projects. Starting as test user, trainer and adoption manager to business and functional analyst till project manager. Clara is a certified Prince2 and AgilePM Practitioner, Scrum Master and with 6 Salesforce certifications an experienced cloud consultant. While having a strong focus on the customer relationship, her biggest motivator is a happy team.

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