Der digitale Arbeitsplatz 2021: Fünf Trends, die Sie kennen müssen

    2020 hat die digitale Transformation zum Muss gemacht für Unternehmen. Jetzt geht es um strategische Entscheidungen für zukunftssichere digitale Arbeitsplätze.

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    Die Corona-Pandemie hat uns die dramatischen Folgen exponentiellen Wachstums vor Augen geführt. Auch in Sachen Digitalisierung gibt es kein Zurück: Von jetzt an geht es nur noch schneller und besser. Werfen wir anhand der folgenden fünf Trends einen Blick in die Zukunft digitaler Arbeitsplätze – 2021 und darüber hinaus. 

    Bereits im April 2020 stellte Microsofts CEO Satya Nadella fest, dass die digitale Transformation innerhalb zweier Monate soweit fortgeschritten war wie normalerweise in zwei Jahren. Wir von Amplexor haben diese Entwicklung quasi an vorderster Front unterstützt. Wir haben unseren Kunden geholfen, bei allen Aspekten der digitalen Transformation ganz vorne dabei zu sein – ob bei der digitalen Zusammenarbeit oder der externen Kommunikation, beim digitalen Kundenerlebnis oder dem der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Und wir sind davon überzeugt, dass dies erst der Anfang ist.

    1. 1. Teams regiert die digitalen Arbeitsplätze 

    2. „Software is eating the world“ – Software regiert die Welt. Dieses Bild benutzte Marc Andreessen, Mitbegründer der Risikokapitalfirma Andreessen Horowitz, 2011, um zu unterstreichen, dass alle Unternehmen zwingend eine digitale Transformation durchlaufen müssten – nicht nur die Technologiebranche.

      Heute stellen wir fest, dass Microsoft Teams die Welt der digitalen Arbeitsplätze regiert. Nie zuvor erlebte eine Content- und Kollaborations-Plattform ein solch spektakuläres Wachstum, von 20 Millionen täglichen Nutzern im November 2019 zu unglaublichen 115 Millionen – nur ein Jahr später. Durch diese Entwicklung wurde MS Teams de facto zum Standard-Kollaborations-Tool im digitalen Arbeitsumfeld. Das zeigt sich auch am rapide wachsenden Markt der Drittanbieter-Anwendungen. Anbieter, die bis vor kurzem noch erfolgreich mit MS Teams konkurrieren konnten, mussten ihre Strategie ändern und sich darauf konzentrieren, dort Erweiterungen für MS Teams zu entwickeln, wo es (noch) Lücken gibt – etwa in Sachen Konformität und Archivierung, in der Steuerung oder bei der Integration von Geschäftsprozess-Systemen wie SAP, Salesforce und anderen.

      Gleichzeitig entwickelt Microsoft seine Anwendung mit Hochdruck weiter; in unglaublichem Tempo kommen neue Funktionen dazu, und immer mehr Office-Apps werden in Teams integriert: SharePoint, Forms, Tasks, Power Apps usw. Office 365 war sozusagen gestern: Heute dreht sich alles um Teams.

      Der Trend ist klar: Teams bildet den Grundstein für den digitalen Arbeitsplatz, und die relevanten Geschäftsanwendungen werden integriert.

    3. 2. Low-Code ist immer noch ganz oben 

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    5. Low-Code tauchte in den letzten Jahren in unseren Trendprognosen beständig auf. Dabei hat es sich schnell vom Nischenthema zu Mainstream entwickelt. Gartner sagt sogar voraus, dass 2024 etwa 65 Prozent der Unternehmensanwendungen im Low-Code-Bereich entwickelt werden. Low-Code erfährt also eine immer größere Akzeptanz. Dabei zeichnen sich zwei Trends ab:

      Erstens ist im Low-Code-Bereich eine Art Demokratisierung zu erkennen. Bis vor Kurzem war Low-Code die exklusive Domäne spezialisierter Anbieter wie OutSystems und Mendix. Auch wenn diese nach wie vor führend sind, drängt jetzt zum Beispiel auch Microsoft mit seiner Power Platform auf den Markt. Das bedeutet, dass Unternehmen jetzt selbst Low-Code-Anwendungen entwickeln können, ohne teure Lizenzen. Selbst im Bereich der digitalen Zusammenarbeit und des Content Management ist Low-Code inzwischen Teil vieler Plattformen. Beispiele hierfür sind OpenText AppWorks für das Fallmanagement und OpenText D2 für die allgemeine Dokumentenverwaltung.

      Zweitens wachsen Low-Code-Plattformen über die traditionelle Frontend-/ Backend-Entwicklung hinaus. Bei der Power Platform von Microsoft erfolgt die Low-Code-Frontend-Entwicklung weiterhin über Power Apps. Die Backend-Entwicklung hingegen wird durch Power Automate unterstützt. Aber es gibt noch mehr Tools: Power BI unterstützt Analytik und Berichterstellung, ein integrierter AI Builder hilft bei der Entwicklung KI-gestützter Funktionen, Power Virtual Agents ermöglichen intelligente Chatbots, und Power Automate bietet seit neuestem Funktionen für die robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA).
    6. 3. Unterstützung für die, die an vorderster Front stehen

    7. Bisher betrafen Initiativen für digitale Arbeitsplätze oft ausschließlich Büro-Angestellte. In den meisten Büros gehört das papierbasierte Arbeiten daher mittlerweile auch der Vergangenheit an. Ablagesysteme und die Interaktion zwischen Mitarbeitern sind bereits digitalisiert. Deren Kollegen in Service und Produktion waren von der digitalen Transformation bisher aber häufig ausgeschlossen. Sie erhalten ihre Informationen, Arbeitspläne und Aufgabenbeschreibungen oft immer noch auf Papier und erstellen ihre Berichte nur selten digital. In vielen Unternehmen haben die Arbeiter an vorderster Front noch nicht einmal Zugang zum Intranet. Dabei sind gerade sie oft die ersten Ansprechpartner der Kunden und sollten die Unternehmenskultur daher im Blut haben.

    8. Wir glauben, dass sich hier nun auf den verschiedensten Ebenen viel ändert. Das Teilen von Informationen und die Teamzusammenarbeit werden auch unter Arbeitern zunehmend digitalisiert, denn gerade hier ergeben sich ohne viel Aufwand unzählige Chancen für eine Effizienzsteigerung.

      Durch den Zugang zu Teams können Arbeiter zum Beispiel zuverlässig Produktinformationen, Best Practices, Handbücher und andere wichtige Informationen abrufen und teilen. Aber Teams hat noch mehr zu bieten: Mit Shifts lassen sich Arbeitspläne abrufen und anpassen, mit Tasks können Aufgabenlisten gemanagt werden, und mit Walkie Talkie verwandelt sich Teams sogar in ein Sprechgerät zur Kommunikation mit Kollegen.

      Die Prozessdigitalisierung in den Bereichen Service und Produktion birgt viel Gewinnpotenzial, das sich leicht realisieren lässt. Hier laufen viele Prozesse nach wie vor papierbasiert ab, da sie bisher als nicht so bedeutend wahrgenommen wurden. Inspektions- und Kontrollprozesse, zum Beispiel.
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    10. Bisher spielten diese bei der Digitalisierung eine eher untergeordnete Rolle, solange die Vorteile in keinem angemessenen Verhältnis zu den Investitionskosten standen. Das ändert sich derzeit durch Low-Code-Tools wie die Power Platform von Microsoft oder OpenText AppWorks. Durch sie reduziert sich der Aufwand für die Prozessdigitalisierung oft um ein Zehnfaches, mit allen Vorteilen von in Echtzeit integrierten digitalen Informationen und digitaler Automatisierung. Der Fokus muss dabei natürlich auf mobilen Endgeräten liegen – Smartphones und Tablets gehören zu den wichtigsten Werkzeugen der Arbeiter an vorderster Front.
    11. 4. Von wegen „langweilig“: Sicherheit, Konformität und Kontrolle 

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    13. Der Lockdown zwang im März 2020 die Organisationen von heute auf morgen, mit allen Prozessen komplett online zu gehen. Unternehmen, die für das Rollout von digitalen Plattformen wie Microsoft Teams mehrere Monate oder ein Jahr eingeplant hatten, mussten auf einmal innerhalb von Tagen startklar sein. Die IT-Abteilungen stellten im Handumdrehen alles um, um mit digitalen Plattformen die Geschäftskontinuität aufrechtzuerhalten. Aber nachdem die Fernarbeitsplätze schnellstmöglich eingerichtet werden und funktionieren mussten, haben viele auch zu eher provisorischen Lösungen gegriffen. Oft traten Themen wie Vertraulichkeit, Datenschutz, Konformität und Kontrolle vorübergehend in den Hintergrund. Doch diese „schwarzen Schafe“ des Informationsmanagements sind für moderne digitale Organisationen essentiell.

      Wir gehen daher davon aus, dass diese Themen 2021 ganz oben auf der Agenda stehen. Ganz einfach, weil sie müssen. Der Fokus lag ursprünglich auf sicherem Datenzugang, mit Identitätsmanagement, Authentifizierung und Autorisierung. Aber ab 2021 werden Unternehmen das Thema Sicherheit ausweiten; dabei geht es um automatische Erkennungen, besseren Schutz sensibler Daten, das Verhindern versehentlicher Freigaben und verbesserte Sicherheitsüberwachungen.

      Auch das Thema Konformität wurde beim schnellen Rollout der Plattformen zunächst etwas stiefmütterlich behandelt und steht nun wieder auf der Tagesordnung. Die Anforderungen wachsen kontinuierlich, und die Einhaltung von Vorschriften und Regularien wird immer strenger kontrolliert. Der digitale „Wilde Westen“ gehört der Vergangenheit an; Regularien wie die DSGVO und andere branchen- und länderspezifischen Vorschriften lassen sich nicht ignorieren.

      Schließlich dürfen auch Steuerung und Kontrolle, die sogenannte Governance, nicht vergessen werden. Was passiert, wenn sie fehlt, zeigt das Informationschaos, das sich in viele großen Organisationen ausbreitete, die ihre Mitarbeiter in den ersten Monaten ohne weitere Anleitung mit Microsoft Teams quasi allein ließen. Amplexor ist davon überzeugt: Ohne geeignetes Informationsmanagement wächst das Chaos auf digitalen Plattformen ungebremst weiter. Dabei muss ein Kompromiss zwischen Nutzererlebnis und einschränkenden Steuerungsmaßnahmen gefunden werden. Eine Teams-Umgebung beispielsweise lässt sich jedoch mit einem Add-on wie Amplexor TeamHub gut managen, ohne dabei den Mitarbeitern etwas von ihrer Flexibilität und Produktivität zu nehmen.
    14. 5. Die Demokratisierung des Wissens 

    15. Um die künstliche Intelligenz gab es in den letzten Jahren viel Aufregung. In der Praxis jedoch waren die Anwendungen auf eher kleine und fest definierte Bereiche beschränkt, etwa Erkennung von Kreditkartenbetrug oder Analyse des Kundenverhaltens bei Anwendungen wie Netflix, das Ihnen dann aufgrund Ihrer Sehgewohnheiten vielleicht Filme wie Das Damengambit vorschlagen kann.  


    16. 2021 sehnen wir als das Jahr, in dem KI und Automatisierung auch ihren Platz im digitalen Arbeitsumfeld beanspruchen. Basierend auf den ungeheuren Datenmengen, die Cloud-Provider in den letzten Jahren gesammelt haben, können sie nun verschiedenste produktivitätssteigernde KI-Modelle für den digitalen Arbeitsplatz entwickeln. Genau das passiert gerade. Teams bietet bereits KI-gestützte Elemente wie Live-Untertitel, Besprechungsprotokolle, automatische Übersetzungen oder Besprechungs-Layouts, zum Einblenden über den Videos des Moderators. Aber das ist nur ein Vorgeschmack darauf, was noch kommen wird. In seinem Cortex-Projekt wird Microsoft seine KI-Algorithmen mit den bereits gesammelten Datenmengen kombinieren, um automatisch Metadaten zu extrahieren, die Themen zu erkennen und externes Wissen zu integrieren. 

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      Zusammenfassend lässt sich sagen: Obwohl für die meisten von uns das Jahr 2020 furchtbar war, hat es auf der anderen Seite in den meisten Unternehmen die digitale Transformation weiter vorangebracht als je zuvor. Die Grundlagen sind gelegt – und alle Anzeichen weisen in dieselbe (digitale) Richtung.

      Machen Sie 2021 zu dem Jahr, in dem Sie Ihre digitale Schlagkraft weiter ausbauen – denn das ist die Schlacht, bei der sich entscheidet, ob Unternehmen aufsteigen ... oder untergehen. 

    Veröffentlicht auf    Zuletzt aktualisiert am 17/02/2021

    #Künstliche Intelligenz, #Digitaler Arbeitsbereich, #Digitale Transformation

    Über den Autor

    Tom Laureys is Solution Director ECM at Amplexor based in Belgium. For the past 10 years, Tom has been helping clients across industries find the right technology to effectively digitize their business processes and improve collaboration and productivity. His combination of strategic thinking and expertise in a range of platforms - from Alfresco and Documentum to SharePoint and Office 365 – grant him the capacity to capture new trends on the market and turn them into solutions for our customers.

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