Digitale Archivierungs-Systeme: Die sieben wichtigsten Kriterien

    Für die vorschriftenkonforme digitale Archivierung Ihrer Daten muss eine Lösung her? Wir helfen Ihnen, eine fundierte Entscheidung zu treffen.

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    Immer komplexere Vorschriften und höhere regulatorische Anforderungen und dazu ständig wachsende Content-Berge ... Inhalte langfristig konform zu gestalten und zu archivieren, an allen Fronten – das ist eine Herkules-Aufgabe. Und Speicherplatz kostet Geld. Aber wir helfen Ihnen gerne weiter! 

    Wenn Sie das Management der regulierten Informationen in Ihrem Unternehmen verbessern wollen, stehen Sie vor einer wichtigen Entscheidung: Welcher Ansatz für die digitale Archivierung ist der richtige? Dafür müssen Sie wissen, welche Dokumente Sie archivieren müssen – und für wie lange. Aber: Was sind die entscheidenden Kriterien dabei? Und müssen Sie die Inhalte im Originalformat archivieren? Gehen Sie es systematisch an: Sieben Aspekte sind ausschlaggebend, damit Sie die passende Archivierungslösung für Ihr Unternehmen finden. Wir haben sie hier für Sie zusammengetragen.  

    1. 1. Datenmenge

    Die grundlegendste Frage: Lohnt sich die Investition in Ihrem Fall überhaupt? Wenn bei Ihnen weniger als 3.000 Dokumente zu archivieren sind, lässt sich die Aufgabe ohne Probleme auslagern. Aber sobald Sie diese Schwelle überschreiten, benötigen Sie eine eigene, zuverlässige, skalierbare und kosteneffiziente digitale Archivierungslösung.  

    1. 2. Unabhängigkeit von der Hardware

    Sie brauchen also ein eigenes, zuverlässiges Archiv? Dann ist das erste K.o.-Kriterium bei der Auswahl des richtigen Systems die Hardware-Unabhängigkeit. Die ist essenziell, nachdem Ihr Archivierungssystem nicht nur heute, sondern auch in Zukunft das richtige für Sie sein soll. Beugen Sie schon im Vorfeld Problemen vor: Achten Sie darauf, dass sich Ihre Software mit jeder Art von Speichertechnologie verträgt, und prüfen Sie, ob sie nach dem WORM-Prinzip arbeitet ("write once, read many"). WORM-Technologie sorgt dafür, dass die Daten in einem Format archiviert werden, das nicht überschreibbar, nicht löschbar und nicht veränderbar ist – mit anderen Worten: vorschriftenkonform. Ein wichtiger Faktor also, um alle regulatorischen Vorgaben zu erfüllen. Denn: WORM-Compliance verlangt zwingend, dass Daten unveränderlich sind; einmal erstellt, dürfen sich die Informationen tatsächlich nicht mehr manipulieren oder überschreiben lassen. Und natürlich sollte Ihre Archivierungslösung in der Lage sein, jeden Ausbau Ihrer Speicherinfrastruktur mitzumachen.  

    1. 3. Integration in ECM

    Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) bzw. Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) sind nicht mit digitalen Archivierungs-Systemen identisch. Sie ergänzen sich jedoch gegenseitig. Über eine ECM-Plattform können Sie im Tagesgeschäft Daten, Content und digitale Dokumente verwalten. Eine Funktion zum – garantiert authentischen und dauerhaften – Aufbewahren von Daten finden Sie dort aber nicht unbedingt. Hinzu kommt: Je komplexer und vielfältiger die Quellen sind, aus denen Ihre Daten stammen, desto kosteneffizienter ist eine Stand-Alone-Lösung, die speziell für die digitale Archivierung konzipiert ist. 

     

     

    Funktionen 

    Dokumenten-Management 

    Digitale Archivierung 

    Ändern von Dokumenten

    Paralleles Aufbewahren verschiedener Versionen 

    Vernichten (Entfernen, Löschen) von Dokumenten 

    Außer: Management der abschließenden Datenauswahl 

     

    Verwalten von Regeln für die Datenaufbewahrung 

    Teilweise 

    Festlegen einer Klassifizierungsstruktur 

    Teilweise – verwaltet durch die einzelnen Nutzer   

     

    Zentral verwaltet 

    1. 4. Multiple Kompatibilität

    Eine Bedienoberfläche für Web-Dienste brauchen Sie, um die digitale Archivierungssoftware unkompliziert in Ihre bestehende Umgebung und in etablierte Workflows im Bereich des Dokumenten-Managements zu integrieren − von der Erstellung über die Suche bis zum Abruf.  Aber damit nicht genug. Damit sich die Investition lohnt, muss Ihre digitale Archivierungssoftware auf verschiedenen Betriebssystemen (Microsoft, Linux, Unix) laufen, • mit unterschiedlichen Datenbanken (PostgreSQL, SQL-Server usw.) arbeiten – und mehrere Sprachen unterstützen. 

    1. 5. Indexierung und Suchfunktion

    Sie dachten, das sei es gewesen? Noch nicht ganz! Achten Sie auch darauf, dass Ihre digitale Archivierungslösung mit strukturierten Inhalten ebenso gut arbeitet wie mit Datenbanken (beispielsweise im .CSV-Format). Und natürlich muss die Suche in archivierten Dokumenten möglich sein. 

    1. 6. Konformität mit Vorschriften und Normen

    Ein digitales Archivierungssystem kann Verstößen gegen regulatorische Vorgaben vorbeugen und die konsequente Anwendung aller Richtlinien und Vorschriften unterstützen – im gesamten Unternehmen, und das mit Prüfberichten. 

    Unabhängig von Land oder Branche sind sich die meisten Vorschriften in zwei Punkten einig: Die Informationen müssen mit Zeitstempel datiert sein – und das Speichermedium unveränderlich.  

    Daneben gibt es jedoch noch viele weitere Anforderungen, die Ihr System ohne Wenn und Aber erfüllen sollte. So enthält die ISO-Norm 1464-1 Spezifikationen für den Aufbau und Betrieb digitaler Archivierungssysteme. Ein Beispiel für weitere nationale und internationale Normen ist etwa die französische Norm NF Z42-020, die eine der Säulen digitaler Archivierung zertifiziert: die digitale Sicherheit. Sie bestimmt, welche Voraussetzungen gegeben sein müssen, damit eine langfristige Integrität der Dokumente garantiert ist. Ziehen Sie nur digitale Archivierungssysteme in Betracht, die Ihnen grenzüberschreitende Compliance ermöglichen! 

    1. 7. Zuverlässigkeit und Backup-Struktur

    Bestmöglich für den Worst Case gerüstet zu sein: Das ist auch hier das A und O. Sie brauchen stabile Modellierungstechniken und Konfigurationen für die Daten-Wiederherstellung – dazu gehören Backup-Protokolle. Fehler oder Störungen können die Folge unerwarteter Ereignisse sein. Dann ist ein sorgfältig ausgearbeiteter Notfallplan die einzige Rettung. Stromausfall, Unwetter, Viren- oder Hackerangriffe kommen schlimmstenfalls aus dem Nichts. Da kann die Prävention noch so gut sein: Solche Szenarien können archivierte Dateien erheblich beschädigen. Gehen Sie daher auf Nummer sicher: In Ihrer Strategie für die digitale Unternehmens-Dokumentation darf die genau festgelegte Backup-Prozedur nicht fehlen. Sie ist für die Sicherheit und Nachhaltigkeit Ihrer Archivbestände unverzichtbar. 

    Sie brauchen ein überzeugendes Geschäftsszenario zum Thema Digitale Archivierung? Von der Technologie bis zur Steuerung der Prozesse: Wir beraten Sie gern.

    Veröffentlicht auf    Zuletzt aktualisiert am 31/08/2020

    #Content Management, #Digitale Strategie, #Digitale Transformation

    Über den Autor

    Xavier Charrier is Project Coordinator at Amplexor, based in France. With a background in Records Management and international experience in China, he is currently overseeing two projects in Documentation Control for one of Amplexor’s major clients.

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