Enterprise Information Management 2020: 10 spannende Trends

    Content Intelligence, Automatisierung, domainspezifische Cloud-Dienste, Low-Code-Plattformen und Co.: Finden Sie heraus, welche Neuerungen das Jahr 2020 für Ihre digitale Transformation mit sich bringt.

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    Können Sie sich einen Stapel Blu-ray-Discs vorstellen, der 23-mal bis zum Mond und wieder zurück reicht? Dann haben Sie jetzt eine ungefähre Vorstellung davon, wie viel 175 Zettabyte sind. So viele Daten sollen nämlich bis zum Jahr 2025 laut der International Data Corporation (IDC) im Umlauf sein.


    Was das Know-how in Unternehmen angeht, so verteilen sich 80 Prozent der Informationen auf unterschiedliche Quellen. Bei dem derzeitigen internationalen Wettbewerbsdruck besteht die Herausforderung darin, aus diesen unstrukturierten Datenmengen die wirklich wichtigen Informationen herauszufiltern.

    Das Wissensmanagement hat also oberste Priorität. Vor diesem Hintergrund stellt sich die Frage: Welche Trends sind 2020 für die Entscheidungsträger besonders interessant?

     

    Trend Nr. 1: intelligente Content- Plattformen

    Innovative Content-Plattformen heben sich durch intelligente und automatisierte Prozesse von der Masse ab. Herkömmliche Content-Plattformen sind nicht mehr als sehr fortschrittliche Datenspeicher. Der User kann hier anhand von Ordnerstrukturen, Metadaten und Suchfunktionen den Content für sein Unternehmen oder seinen Compliance-Bedarf optimal ordnen. Solche Systeme sind inzwischen allerdings Standard.

    Die innovativsten Lösungen filtern mithilfe künstlicher Intelligenz zusätzliche Informationen aus verwalteten Dokumenten heraus. Manche Systeme bieten außerdem Funktionen zur Automatisierung. Zu solchen automatisierten Content-Prozessen gehören Zusammenfassungen, die Kategorisierung von Dokumenten oder das Erkennen spezifischer Contents wie etwa datenschutzrechtlich geschützter Informationen. Weitere Beispiele wären automatische Vorschläge von Werten für die Metadaten, von verwandtem Content oder für die Tonalität und den Stil.

    Basierend auf den Techniken der natürlichen Sprachverarbeitung läuft diese intelligente Bearbeitung typischerweise auf Content-Niveau ab, sprich: innerhalb des Dokuments. Die KI extrahiert dabei mittels statistischer Algorithmen aus Dokumentpaketen Einblicke und Muster, die für den Endbenutzer einen Mehrwert darstellen und ihm zusätzlich angeboten werden.

    Solche intelligenten Lösungen oder KI-Systeme erfordern akkurate statistische Modelle, die auf großen Datenmengen basieren, wie sie in der Regel nur die größten Anbieter von Cloud-Plattformen wie Microsoft, AWS und Amazon besitzen – das führt uns gleich zum nächsten Trend.

     

    Trend Nr. 2: vorgefertigte KI in der Cloud

    Es ist keine Überraschung, dass die großen Cloud-Plattformen auch vordefinierte intelligente Dienstleistungen anbieten, die sich ins Content Management System des Users einfügen.

    Die vorgefertigten Modelle sind allerdings zu allgemein gehalten. Deshalb besteht ein weiterer Trend darin, die Cloud-Dienste durch domainspezifische Modelle zu ergänzen – beispielsweise für klar umrissene Einsatzgebiete wie die Finanzbranche oder das Feld der Biowissenschaften. Eine weitere Möglichkeit wäre, gleich unternehmensspezifischen Content anzubieten. Dafür sind weniger Daten erforderlich, die dann allerdings auf eine ganz bestimmte Domain und Organisation beschränkt sind.

     

    Trend Nr. 3: automatisierter und maßgeschneiderter Content

    Die KI-Features der Content-Plattformen und Cloud-Dienste sind ebenfalls eine gute Grundlage, um die Datenverarbeitung zu automatisieren und auf den User abzustimmen. Die Einblicke und Kategorien, die diese intelligenten Lösungen mit sich bringen, können uns viele Aufgaben abnehmen und sich so positiv auf die Produktivität auswirken. So könnte eine eingereichte Schadensmeldung ohne weitere Bearbeitung automatisch dem passenden Versicherungsfall zugewiesen werden. Genauso wäre es möglich, einen gescannten Pass nach Eingang automatisch dem richtigen Profil zuzuordnen.

    Auch zur individuellen Anpassung der Contents kann die KI beitragen, indem sie die persönlichen Interessen des Users mit den verfügbaren Inhalten abgleicht – auf Basis des Nutzerverhaltens.

     

    Trend Nr. 4: User Experience im Mittelpunkt

    In den vergangenen Jahren hat das Interesse an der Nutzerakzeptanz und der User Experience zugenommen – ein Trend, der sich auch in den nächsten Jahren fortsetzen wird.

    In der Vergangenheit sind zu viele technische Innovationen vor allem im Bereich des Content-Managements daran gescheitert, dass die Systeme zu komplex und nicht benutzerfreundlich genug waren und die Anwender beim Konzept nicht berücksichtigt wurden. Für das Entwicklungs- und Projektmanagement ist ganz entscheidend, dass diese Probleme gelöst werden und der Fokus auf dem User liegt. Eine herausragende Bedeutung haben dabei rollenspezifische Schnittstellen. Genauso wichtig wird es sein, alle Endgeräte zu berücksichtigen und mit gezielten Aktionen die Nutzerakzeptanz zu fördern.

     

    Trend Nr. 5: rollenspezifische und maßgeschneiderte Benutzeroberflächen

    Die technischen Fortschritte in der KI und bei den Front-end-Frameworks ermöglichen es inzwischen, Benutzeroberflächen zu einem erschwinglichen Preis anzupassen. Es wird immer wichtiger, den User jederzeit mit passenden Contents, Informationen und Einblicken zu versorgen. Spezialisierte Usability-Experten sind daher in der Analyse- und Entwicklungsphase immer gefragter.

     

    Trend Nr. 6: geräteunabhängige Lösungen

    Dass eine Anwendung nur noch auf dem PC läuft, akzeptieren User heutzutage nicht mehr. Es ist unumgänglich, integrierte und komplette Lösungen für PC und Mobilgeräte anzubieten. Für die Entwicklung sollte dadurch kein Mehraufwand entstehen. Schließlich stellen die meisten Plattformen automatisch Benutzeroberflächen für beide Anwendungsbereiche bereit.

     

    Trend Nr. 7: Förderung der Benutzerakzeptanz

    Der vermehrte Umstieg auf cloudbasierte Anwendungen bringt einen eindeutigen Trend hin zu gut durchdachten Programmen mit sich, welche die Benutzerakzeptanz fördern sollen. Mit den sinkenden Gesamtkosten für die Cloud-Entwicklung steigt das Budget, das der Kunde für angepasste Benutzeroberflächen und Soft Skills ausgeben kann. Cloud-Anbieter wie Microsoft haben gemerkt, dass die Akzeptanz durch die User der Schlüssel zum langfristigen Erfolg ist. Deswegen haben sie spezielle Programme eingeführt, die den zusätzlichen Vorteil bieten, dass sie in Echtzeit die tatsächliche Nutzung der Plattform aufzeichnen.

     

    Trend Nr. 8: Low-Code-Plattformen

    Im Back-end werden durch die Cloud viele Prozesse bequemer und standardisierter. Die altbekannten Content-Management-Funktionen sind auf unterschiedlichen Content-Service-Plattformen relativ ähnlich. Sie reichen von der Metadaten-Verwaltung über Suchfunktionen und das Versionsmanagement bis hin zur BPM-Integration. Die KI (unser Trend Nr. 1) ist eine der wenigen Back-end-Funktionen, die einen echten Unterschied ausmachen können.

    Einige Anbieter wie Microsoft bieten die Möglichkeit, das Volumen und die Integration der Produktivitätstools anzupassen, etwa bei Office 365. Die meisten versuchen aber, mit Low-Code-Plattformen zu punkten. Der Grund dafür liegt auf der Hand: Da die Back-end-Funktionen überall ähnlich sind, besteht die größte Herausforderung darin, unterschiedliche Funktionen zu integrieren und kosteneffektiv eine attraktive Benutzeroberfläche zu entwickeln.

    Das große Hindernis in der Vergangenheit: Die Implementierung von Geschäftsanwendungen auf Basis von Content-Plattformen erforderte oft eine Programmierung im Umfang von mehreren hundert Personenstunden. Darüber hinaus machten selbst relativ kleine Veränderungen an den Geschäftsprozessen große Entwicklungsprojekte erforderlich. Das führte abgesehen von den Kosten auch zu hohen Risiken und einer eingeschränkten Agilität beziehungsweise Flexibilität.

    Das Angebot vieler Anbieter enthält deshalb Low-Code-Plattformen als Teil der Lösung. Dieser Plattformtyp setzt viel stärker auf Konfigurationen. So können etwa Workflows, Geschäftsregeln, Datenmodelle und sogar Benutzeroberflächen angepasst werden. Damit verschiebt sich das Verhältnis zwischen Konfiguration und Entwicklung von 20:80 auf 80:20. Davon abgesehen ist der Ansatz günstiger, weniger riskant und agiler.

    Beispiele für solche Plattformen sind OpenText, AppWorks und ADF (Alfresco).

     

    Trend Nr. 9: regelkonformes Fallmanagement in Low-Code-Systemen

    Im Zuge all dieser Trendentwicklungen ist auch eine Tendenz hin zum regelkonformen Fallmanagement auf Low-Code-Plattformen zu beobachten. So bietet etwa AppWorks eine echte Low-Code-Lösung für das Fallmanagement an, bei der die Contents in regelkonformen Verzeichnissen wie OpenText Content Server oder Documentum gespeichert werden.

    Im öffentlichen Sektor und in der Finanzbranche ist die Compliance ein wichtiger Teil des Fallmanagements. Oft werden hier herkömmliche Full-Code-Lösungen wie Documentum xCP verwendet. In diesem Fall deckt Documentum Compliance-Aspekte wie die Aufbewahrung und Sicherheit ab, während die xCP-Engine die Verarbeitung des Falls übernimmt.

    Durch den Gebrauch von Low-Code-Lösungen für das Fallmanagement wird es dank des Implementierungstempos realistischer, dass agile Prozesse und Scrum-Modelle eingesetzt werden können. So kann eine weitaus bessere Lösung zum Fallmanagement implementiert werden, die perfekt auf den Arbeitsalltag der Endbenutzer abgestimmt ist.

     

    Trend Nr. 10: zentrale Archive

    Die Firmen sind immer mehr dazu übergegangen, ihre Archive in einem zentralen Service zu verwalten, auf den alle Anwendungen der Organisation zugreifen. Noch vor einigen Jahren ging der Trend dahin, dass alle Anwendungen eigene Archivfunktionen hatten. Inzwischen konzentrieren Firmen ihre Daten immer mehr in einem einzigen zentralen Archiv. Dort wird für die Standardisierung und Zentralisierung wichtiger Dokumente gesorgt, die Vorschriften zur Compliance unterliegen. Durch die zentrale Archivlösung hat das Unternehmen Zugriff auf eine Standardauswahl an Dienstleistungen. So fällt im Archiv bei der Einbindung neuer Anwendungen fast kein Entwicklungsaufwand an.

    Technik und Content unterliegen einem ständigen Wandel. Werden wir es schaffen, aus der riesigen Menge unstrukturierter Daten die wirklich nützlichen Bestandteile herauszufiltern? Wird es irgendwann anstatt Low-Code-Plattformen Systeme geben, die ganz ohne Programmierung auskommen? All das steht noch in den Sternen. Eines ist aber sicher: Die Experten von Amplexor sind für Sie da, um Sie bei Ihrer digitalen Transformation zu begleiten und bei Ihrem Erfolg zu unterstützen.

    Die Co-Autoren dieses Beitrags sind Tom Laureys und Marco van Schaijk.

     

    Veröffentlicht auf 23/12/19    Zuletzt aktualisiert am 23/12/19

    #Content Management, #Digitale Transformation

    Über den Autor

    Tom Laureys is Solution Manager ECM at Amplexor based in Belgium. For the past 10 years, Tom has been helping clients across industries find the right technology to effectively digitize their business processes and improve collaboration and productivity. His combination of strategic thinking and expertise in a range of platforms - from Alfresco and Documentum to SharePoint and Office 365 – grant him the capacity to capture new trends on the market and turn them into solutions for our customers.

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