OpenText InfoArchive: Digital archivieren, aber richtig!

    Bei der Archivierung von Geschäftsdaten oder im Zuge der Außerbetriebnahme nicht mehr benötigter Anwendungen ist Compliance ein Schlüsselthema. OpenText InfoArchive leistet in diesem Zusammenhang wertvolle Unterstützung. Hier erfahren Sie, wie.

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    In jedem Unternehmen, ob groß oder klein, gibt es Altdaten. Und überall stellt sich die Herausforderung, dass diese Datenbestände sicher und vorschriftenkonform archiviert, aber auch zugänglich sein müssen. Inaktive Daten aus Anwendungen, die längst nicht mehr in Gebrauch sind, oder Geschäftsunterlagen, die über verschiedene Systeme verteilt sind: Diese Bestände belasten nicht nur Ihre informationstechnische Infrastruktur, sie verursachen auch Kosten in der IT. Aber für jedes Problem gibt es eine Lösung: in diesem Fall eine zentrale Archivierungsplattform. Mit ihr haben Sie Ihre Daten unternehmensweit im Griff!

    Sehen Sie sich das Video an, in dem Sie (in unter 2 Minuten) alles Wichtige über OpenText InfoArchive erfahren – eine Spitzenlösung für die digitale Datenarchivierung:

     

     

    1. Archivierung strukturierter und unstrukturierter Daten aus jeder beliebigen Anwendung

    InfoArchive speichert Daten (Dokumente) unabhängig davon, aus welcher Anwendung sie stammen oder ob sie strukturiert oder unstrukturiert vorliegen. Es ist sogar möglich, beides zu kombinieren: Die Daten und die zugehörigen Dokumente liegen dann in ein und demselben Datensatz vor. Hat ein Benutzer gefunden, was er sucht, sieht er neben den Daten auch die Inhalte des verknüpften Dokuments.

    2. Überprüfung und Unveränderlichkeit

    InfoArchive überprüft Daten und Dokumente beim Einlesen darauf, ob sie vorab festgelegten Anforderungen und Standards entsprechen. Ein Prüfkriterium kann beispielsweise das Format der Datenfelder sein. Auch gleicht InfoArchive die Werte, die in fest vorgegebene Listenfelder eingetragen sind, mit vordefinierten Parametern ab. Erst wenn alle Bedingungen erfüllt sind, erfolgt die Übernahme der Daten und Dokumente ins Archiv. Dort liegen sie anschließend in nicht überschreibbarer, nicht löschbarer und unveränderlicher Form vor.

     

    3. Aufbewahrungsfristen nach unternehmensinterner Regelung oder gesetzlichen Vorschriften

    Die Administratoren der InfoArchive-Lösung legen jeweils fest, welche Aufbewahrungsfrist für eine Gruppe von Datensätzen gilt. Diese Frist kann je nach Art der im Archiv vorhandenen Daten und Dokumente unterschiedlich sein. Im Fall von Versicherungspolicen besteht beispielsweise eine fünfjährige Aufbewahrungspflicht nach dem Ende ihrer Laufzeit. Kundenschreiben hingegen sind sieben Jahre lang aufzubewahren.

    4. Kontrolle von Suchfunktion und Zugriff

    Zum Auffinden der gewünschten Daten und Dokumente bietet InfoArchive eine bedienfreundliche Suchfunktion. Sie lässt sich bei Bedarf so konfigurieren, dass die Suche (und Anzeige) bestimmter Daten oder Dokumente einer bestimmten Gruppe von Benutzern vorbehalten ist. Anderen Benutzern bleibt der Zugriff in diesem Fall verwehrt. Die Entscheidung, welche Daten oder Dokumente welchen Benutzergruppen zugänglich sein sollen, trifft Ihr Unternehmen ganz individuell. Die Konfiguration erfolgt dann exakt nach Bedarf.

    5. Verschlüsselung sensibler Daten

    Bei der Speicherung sensibler Daten in InfoArchive lässt sich festlegen, ob diese Daten verschlüsselt werden sollen. InfoArchive unterstützt neueste Informationssicherheitstechnologie von Anbietern wie SunJCE, Bouncy Castle und Gemalto SafeNet KeySecure. Welche Daten verschlüsselt werden und wie, richtet sich nach dem Bedarf Ihres Unternehmens und nach möglichen Sicherheitsanforderungen.

    6. Maskierung von Archivdaten

    Archivierte Daten enthalten unter Umständen auch personenbezogene Informationen, die nur für Benutzer sichtbar sein sollten, die diese für ihre Arbeit benötigen. InfoArchive bietet eine Funktion, mit der sich derartige Daten maskieren lassen: Verborgen vor der Mehrheit der Benutzer sind sie dann nur für Personen sichtbar, die mit diesen Daten arbeiten.

    7. Kontrollierte Löschung von Daten

    Erreichen Datensätze das Ende der Aufbewahrungsfrist, generiert InfoArchive eine so genannte Purge List. Aus dieser Liste geht detailliert hervor, für welche Datenbestände die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Der zuständige Retention Manager gibt die Purge List frei: Erst dann werden die Datensätze tatsächlich gelöscht. InfoArchive agiert also nicht selbstständig, sondern löscht Daten nur auf menschlichen Befehl.

    8. Vernichtungsstopp

    Stellen Sie sich vor, dass ein Kunde Ihres Unternehmens Klage einreicht. In InfoArchive sind etliche Datensätze gespeichert, die diesen Kunden betreffen. Einige davon haben das Ende der Aufbewahrungsfrist fast erreicht, und es ist noch völlig offen, wie lange das Gerichtsverfahren dauern wird. Ihr Unternehmen möchte verhindern, dass die kundenbezogenen Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist routinemäßig gelöscht werden. Sie sollen zugänglich bleiben, bis das Verfahren abgeschlossen ist. Mit InfoArchive ist das kein Problem: Für die Datensätze wird ein Vernichtungsstopp („Legal Hold“) festgelegt. Sie erhalten den Vermerk „Nicht löschen“. Nach Abschluss des Verfahrens kann der Vernichtungsstopp aufgehoben warden.

    9. Jederzeit auditfähig und regelkonform

     Es besteht die Möglichkeit, sämtliche Aktivitäten, die das System oder die Benutzer in InfoArchive vornehmen, zu protokollieren − vom Zeitpunkt der erfolgreichen Archivierung eines Datensatzes bis hin zu seiner Löschung. Jedes Unternehmen entscheidet dabei selbst, was genau in den Logs erfasst werden soll. Die Logs, die InfoArchive generiert, werden so gespeichert, dass sie nicht aktualisierbar sind. Diese Log-Dateien können in verschiedenster Weise durchsucht und gefiltert werden. So lässt sich ganz genau nachvollziehen, wie ein bestimmter Datensatz, oder auch eine ganze Gruppe, bearbeitet worden ist.

    10. Skalierbarkeit und Leistung

     InfoArchive ist in der Lage, riesige Mengen an Daten und Dokumenten zu verarbeiten – ohne Kompromisse bei der Leistungsfähigkeit. Zur Orientierung: Eine internationale Bank verwahrt über 30 Milliarden Datensätze und über 700 Millionen Dokumente in InfoArchive. Täglich kommen 16 Millionen neue Datensätze hinzu. Durchschnittlich dauert jede Suche 2,5 Sekunden. Jeden Tag werden mehr als 60.000 Suchaufträge durchgeführt.

    Gehen Sie im Geiste die Datenarchive durch, die aktuell in Ihren Anwendungen gespeichert sind. Bietet jede dieser Anwendungen Ihnen das Funktionsspektrum, das Ihnen hier gerade präsentiert wurde? Stellen Sie sich vor, Sie müssten alle diese Einstellungen in jeder einzelnen Anwendung vornehmen!

    InfoArchive hat sogar noch ein weiteres Ass im Ärmel: Ihre Archive sind dank dieser Lösung DSGVO-sicher. Es kann zum Beispiel vorkommen, dass ein Kunde sein „Recht auf Vergessenwerden“ einfordert. InfoArchive lässt sich so konfigurieren, dass alle Datensätze dieses Kunden unkompliziert auffindbar sind. Dem Antrag auf Löschung der Daten kann somit umgehend entsprochen werden. Und zu guter Letzt: Auch über die InfoArchive REST API sind die in InfoArchive gespeicherten Daten und Dokumente zugänglich. Dadurch sind die in InfoArchive vorhandenen Datensätze auch für andere Anwendungen nutzbar.

    Veröffentlicht auf    Zuletzt aktualisiert am 24/02/2020

    #Adobe, #Digitales Marketing, #Digitale Strategie

    Über den Autor

    Rob Hooijmaijers is a Senior Business Consultant and Team Coach at Amplexor, based in The Netherlands. With more than 20 years of experience in ECM system design, implementation and testing, Rob specializes in digital archiving, records management and workflow automation. As Team Coach, he’s been leading a team of experienced consultants focused on OpenText InfoArchive technology and AppWorks low-code platform. Rob is also a certified Professional Scrum Master.

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