So stellen Sie während der Covid-19-Krise Ihre Geschäftskontinuität sicher

    Wir beantworten Ihre Fragen zur digitalen Zusammenarbeit und stellen Ihnen verschiedene Tools vor, mit denen Sie während der Covid-19-Krise Ihre Geschäftskontinuität sicherstellen.

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    Covid-19 breitet sich weltweit aus. Viele unserer Kunden möchten daher wissen, wie ihre Mitarbeiter so effizient wie möglich von zu Hause aus arbeiten können.

    An praktischen Beispielen zeigen wir Ihnen, wie Sie mit Microsoft Office 365, der umfassendsten Cloud-Plattform für digitale Zusammenarbeit, Ihre Geschäftskontinuität sicherstellen. Alle unten aufgeführten Anwendungen sind in Microsoft Office 365 enthalten und können Ihren Beschäftigen innerhalb weniger Minuten über die Cloud zugänglich sein.

    1. Wie kann ich von zu Hause aus auf meine Dokumente zugreifen oder gemeinsam mit Kollegen daran arbeiten?

    Persönliche Dokumente lassen sich ganz einfach mit OneDrive verwalten. Ihre Mitarbeiter können wie gewohnt an ihrem PC oder Laptop weiterarbeiten. Dabei synchronisiert OneDrive alle Dokumente automatisch und sicher mit der Cloud. Nach der Authentifizierung per Passwort können die Nutzer von überall aus auf ihre persönlichen Dokumente zugreifen. Selbst Mitarbeiter ohne Firmen-Laptop können ihre Dokumente zuhause, am privaten PC, oder sogar über ein Mobilgerät bearbeiten.

    Wenn Sie Dokumente innerhalb eines Projekts oder Teams gemeinsam bearbeiten wollen, ist Teams die passende Lösung. Mit Teams können Sie schnell eine Gruppe mit klaren Berechtigungen erstellen, Team-Unterhaltungen führen, relevante Dokumente teilen und sogar weitere Apps wie Wikis, Videos usw. einbinden. Außerdem können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig dasselbe Dokument bearbeiten.

    2. Wie kann ich effektiv mit Kollegen kommunizieren, wenn ich von zu Hause aus arbeite?

    Manchmal müssen Sie rasch Details mit einem Kollegen klären oder sich kurz absprechen. E-Mails sind in diesem Fall zu umständlich, und bei Telefongesprächen kann der visuelle Aspekt fehlen. Auch hierfür bietet Ihnen Teams alle Tools, die Sie benötigen:

    3. Kann ich so auch Meetings organisieren?

    Ja: Mit Microsoft Teams können Sie alle Meetings – ob intern, projektbezogen oder mit Kunden – problemlos als virtuelle Online-Konferenzen abhalten. Sie können reine Sprachanrufe tätigen oder für ein vollständiges Videoerlebnis die Laptop-Kamera einschalten. Zum Schutz Ihrer Privatsphäre steht Ihnen dafür sogar eine eigene Weichzeichner-Funktion zur Verfügung, mit der Sie den Bildhintergrund unkenntlich machen. Selbstverständlich können Ihre Mitarbeiter bei den Online-Besprechungen auch ihren Bildschirm teilen und so effizienter mit speziellen Tools oder an Dokumenten zusammenarbeiten. 

    4. Wie sorge ich dafür, dass meine Mitarbeiter aktuelle Nachrichten zu Corona oder anderen Themen erhalten?

    E-Mails sind natürlich eine Möglichkeit, allerdings bieten sie keinen aktuellen Überblick über alle Informationen. Neuigkeiten präsentieren Unternehmen daher in der Regel im Intranet, das sich leicht innerhalb von SharePoint oder in einem unternehmensweiten Microsoft Team einrichten lässt. So sind nicht nur alle Information zentral verfügbar, sondern mit strukturierten Kommunikationsmöglichkeiten verbunden.

    Beispielsweise können Sie im Intranet oder in Teams einen Kanal einrichten, über den die Personalabteilung Fragen von Mitarbeitern schnell beantworten kann. Oder Sie können ein Formular zur Meldung potenzieller Risiken integrieren, das HR anschließend strukturiert bearbeiten kann.

    Microsoft bietet sogar ein vordefiniertes Template, mit dem Sie in Krisen sehr schnell über eine mobile App oder in SharePoint und Teams kommunizieren können.

    5. Schön und gut , aber wie lange dauert das Einrichten − und wie hoch sind die Kosten?

    Die Office-365-Plattform ist eine Cloud-Plattform, die sich im Handumdrehen aktivieren lässt. In nur wenigen Minuten haben Sie Ihre eigene Plattform mit allen oben beschriebenen Funktionen einsatzbereit. Microsoft stellt seinen Kunden während der derzeitigen Krise die Office-365-Plattform sechs Monate lang kostenlos zur Verfügung. Wenn Sie die Software über den kostenlosen Zeitraum hinaus nutzen möchten, bietet Microsoft transparente Preise im Rahmen eines Abonnements pro Benutzer und Monat.

    Unsere Microsoft-Experten stehen Ihnen für alle Fragen zum Thema gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns einfach − mit uns können Sie sofort loslegen. Bleiben Sie gesund und beschützt!


     


     

    Veröffentlicht auf 18/03/20    Zuletzt aktualisiert am 18/03/20

    #Digital Workplace, #Office 365, #Zusammenarbeit

    Über den Autor

    Tom Laureys is Solution Manager ECM at Amplexor based in Belgium. For the past 10 years, Tom has been helping clients across industries find the right technology to effectively digitize their business processes and improve collaboration and productivity. His combination of strategic thinking and expertise in a range of platforms - from Alfresco and Documentum to SharePoint and Office 365 – grant him the capacity to capture new trends on the market and turn them into solutions for our customers.

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