3 Techniken zur Verbesserung von Schätzungen im Projektmanagement

    Von der Komplexitätsreduzierung der Arbeitsabläufe über Tipps zur Vorgehensweise mit Agile- und Kanban-Methodologien gehen wir über zu Projektschätzungstechniken, die Ihre Schätzungen praktikabel werden lassen und diese auch so exakt wie möglich ausfallen.

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    "Schätzungen" bilden stets einen interessanten Teil von Projekten. Meistens werden sie beim Auftakt eines Projekts verwendet, wenn eine quantitative Schätzung der Projektressourcen, des Zeitplans und der Gesamtkosten vorgenommen werden muss. Sie werden häufig als Voraussetzung für den Verkauf eines Projekts angesehen. Ab diesem Punkt stehen sie im Rahmen des Projekts innerhalb der vorgegebenen Frist zur Umsetzung desselben als verpflichtend.

    Eine Schätzung bleibt per se ungewiss, was schnell in Vergessenheit geraten kann. Schätzungen werden auf Grundlage des momentanen Inputs (Teams, Aufgaben und Prozesse) vorgenommen. Sie können aber natürlich nicht im Klaren darüber sein, was Sie nicht wissen. Daher kann es vorkommen, dass sich die Zahlen als unpräzise herausstellen.

    Nehmen wir einmal an, dass das Ergebnis eines Würfelwurfs mit zwei Würfeln vorhergesagt werden soll. Die Wahrscheinlichkeit insgesamt eine Sieben zu würfeln ist auf längere Sicht statistisch höher. Vergessen Sie aber nicht, dass in vielen Fällen unterschiedliche Ergebnisse entstehen.

    Bei einer grafischen Darstellung werden sie erkennen, dass das Ergebnis eher einer Form als einer Zahl entspricht: Mehrere Ergebnisse sind möglich – bei Projektschätzungen ist dies ebenso der Fall.

    Dice-Chart-Darstellung der möglichen Ergebnisse im Rahmen von Projektschätzungen

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    Im Rahmen von Schätzungen tendieren wir auch oft dazu, einen Durchschnittswert zu nehmen. "Das letzte Mal haben wir zehn Tage gebraucht, um diese Funktionalität zu entwickeln. Davor haben wir 100 Tage dafür benötigt. Sagen wir dieses Mal also 55 Tage". Hüten Sie sich aber vor Durchschnittswerten und der einhergehenden Fehlerquellen! Es besteht durchaus die Möglichkeit, dass Ihr nächstes Projekt erst nach 100 Tagen enden wird. 

    Betrachten wir nun 3 Techniken, die die Umsetzung Ihrer Projektschätzung ermöglichen und diese so exakt wie möglich darstellen werden.

    Umgebung

    Wie wir Schätzungen vornehmen, hängt in der Regel stark vom Kontext ab. Das Cynefin-Modell schreibt vor, dass verschiedene Arbeitskategorien existieren. Für jede dieser Kategorien werden Aufgaben auf unterschiedliche Art geschätzt.

    • Offensichtliche Arbeit ist einfache Arbeit, an die wir nicht denken müssen. Hier besteht eine direkte Verbindung zwischen Ursache und Folgen. Normalerweise wird diese Arbeit in Prozeduren aufgelistet oder sie wird automatisiert. Ein gutes Beispiel hierfür stellt die Buchung eines Besprechungsraums in Ihrer Firma dar. Offensichtliche Arbeit braucht keine Schätzung – Sie wird einfach abgewickelt.
    • Komplizierte Arbeit wird von Fachkräften mit den richtigen Kenntnissen und Fähigkeiten ausgeführt. Es bestehen lediglich eine begrenzte Anzahl an Einflussfaktoren, zum Beispiel wenn ein Programmierer eine Anwendung programmiert, die Zahlen ordnet. Innerhalb komplizierter Vorgänge können Sie Schätzungen mit den entsprechenden Projektmanagement-Tools vornehmen.
    • Komplexe Arbeit enthält eine Reihe an unsicheren Faktoren, liefert im Endeffekt aber einen größeren Mehrwert. Es gibt keinen direkten Zusammenhang zwischen Ursache und Folgen, und wenn das Ergebnis betrachtet wird, ergibt dieser im Nachhinein häufig mehr Sinn. In Wirklichkeit benötigen Sie jedoch oft mehrere Anläufe, um zum Ergebnis zu gelangen. Im Rahmen komplexer Tätigkeiten sollten Sie agile Tools verwenden. Auf diese Weise verringern Sie die Granularität der Arbeit und Sie generieren dadurch etwas Mehrwert. Auf diese Weise machen Sie komplexe Arbeit kompliziert.

    Erwartete Schätzungen werden häufig angesehen, als ob man innerhalb komplizierter Umgebungen arbeiten würde. In Wirklichkeit handelt es sich hierbei eher um komplexe Umgebungen. Zuerst sollte der richtige Kontext bestimmt werden, um dann entsprechend handeln zu können. "Schätzungen" funktionieren gut, wenn Sie genau wissen, was geschehen soll; dies wird nicht der Fall sein, wenn Sie nicht wissen, was geschehen soll.

    Die folgenden Faustregeln können in einer komplexen Umgebung angewendet werden:

    • Verteilung von möglichst vielem Wissen innerhalb und zwischen den Teams.
    • Werden Sie nicht zum Mittelsmann, indem Sie zwei von unterschiedlichen Personen erhaltene Schätzungen addieren.
    • Bringen Sie die Teams zusammen und lassen Sie sie miteinander diskutieren. Oft wird das Ergebnis eine viel dynamischere und produktivere Konversation darstellen und die Schätzung wird dadurch viel exakter ausfallen.
    • Reduzieren Sie die Granularität und lassen Sie komplexe Arbeit erst kompliziert werden, bevor mit der Schätzung derselben begonnen wird. Versuchen Sie, Klarheit innerhalb des Projekts zu schaffen – zum Beispiel mit Story Mapping.

    Messen und Vorhersagen

    In vergangenen Zeiten wurden Schätzungen anhand deterministischer, menschlicher oder zufälliger Methoden durchgeführt. Zeichen wurden beobachtet und auf deren Grundlage wurden Vorhersagen erstellt. Worin liegt der grundlegende Unterschied zu unserer heutigen Arbeitsweise? Heute verwenden wir historische Daten, um neue Vorhersagen zu treffen – Messen gleicht demnach also Wissen. Wir ermitteln die Genauigkeit der Vorhersagemethode und ändern diese in einer kontinuierlichen Feedback-Schleife. 

    Die gemessene Ausgabe kann auch zur Vorhersage verwendet werden. Hierfür gibt es verschiedene Techniken. Ein Beispiel dafür stellen Burn-Out-Charts dar. Auf der Grundlage der durchgeführten Arbeit und der dafür benötigten Zeit können Sie voraussagen, wie lange Sie den gesamten Auftragsbestand ausfüllen müssen. Lassen Sie aber Vorsicht walten, da man schnell dazu verleitet wird, eine durchschnittliche Geschwindigkeit basierend auf den vorherigen Sprints zu verwenden. Auch hier gilt das Durschnittsproblem. Ein Streudiagramm der Zykluszeit oder eine Monte-Carlo-Simulation sind weitere Beispiele für Vorhersagen.

    Flow

    Ein kontinuierlicher und einheitlicher Fluss erleichtert den Vorhersageprozess. Die vom Team geleistete Arbeit sollte überwacht und es sollte auch ein regelmäßiger Fortschritt zu verzeichnen sein – so können Sie sich eher auf zukünftige Entwicklungen verlassen.

    Wie kontrollieren Sie den Fluss? Auch hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten. Das Verwalten des Zustroms ist wahrscheinlich die Wichtigste, erfordert allerdings ein geeignetes System. Die zweite Möglichkeit besteht darin, die passenden durchgehenden Prioritäten festzulegen, insbesondere wenn mehrere Projekte gleichzeitig verwaltet werden. In der Regel sind die Projektverantwortlichen für die Vereinbarung der Prioritäten jedes Projekts verantwortlich.

    Es gibt mehrere andere Techniken, die den Ablauf erleichtern, wie z. B. die Visualisierung des Workflows und die Begrenzung der laufenden Arbeit, die auch als Kanban-Prinzipien bezeichnet werden. Eine gute Möglichkeit zur Visualisierung des Flusses stellt ein kumulatives Flussdiagramm dar. In diesem wird deutlich, wie viel Arbeit zu jeder Zeit noch aussteht, gerade abgewickelt wird und bereits erledigt ist. So erhalten Sie eine gute Vorstellung der laufenden Arbeit und der durchschnittlichen Durchlaufzeit der verschiedenen Arbeitselemente.

    Zusammenfassung:

    • Studien ergaben, dass 20% der Projekte nicht erfolgreich abgeschlossen werden. Gehen Sie also nicht davon aus, dass Ihr Projekt eine Ausnahme bildet, da Ausnahmesituationen tatsächlich der Norm entsprechen.
    • Unabhängig davon, welche Techniken zur Projektabschätzung Sie für die Festlegung der Zeitpläne Ihrer Projekte verwenden, sollten Sie sicherstellen, dass Sie Ihre Ergebnisse mit erfahreneren Kollegen überprüfen oder sich die gewonnenen Erkenntnisse ansehen.
    • Agil zu arbeiten, um die Arbeit greifbarer zu machen. Das ist der am besten geeignete Ansatz im Projektmanagement im Rahmen komplexer Umgebungen, bei denen die Anforderungen noch nicht konkretisiert wurden.
    • Wenn mit Kanban gearbeitet wird, können verschiedene Techniken verwendet werden, um die Geschwindigkeit der kommenden Sprints vorherzusagen und diese so realitstisch wie möglich darzustellen.
    • Abschließend hilft Ihnen das Erstellen von Abläufen, den Zustrom von Arbeitselementen zu verwalten und Prioritäten festzulegen und Ihren Vorhersageprozess mit Kanban zu vereinfachen.
    Veröffentlicht auf 31/07/18    Zuletzt aktualisiert am 06/08/18

    #Projektmanagement

    Über den Autor

    Dimitri Honlet is Project Manager at AMPLEXOR Belgium. For the past 6 years, he’s been delivering successful projects for customers from A to Z, managing teams of skilled consultants and developers, controlling planning, scope, quality and budget. He has gained experience working on numerous projects in different technologies (SDL, AEM, Drupal, SharePoint) for customers active in the banking, manufacturing, retail or public sector. He’s passionate about exploring all new trends and methodologies in Project Management in order to continually improve delivering web development projects according to plan.

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