3 techniques pour maîtriser le dimensionnement d’un projet

    Dimensionner un projet n'est pas une tâche facile, quelles que soient la taille ou les ressources de ce projet. Réduire la complexité de la tâche, suivre des méthodologies Agile ou de type Kanban, sont autant de techniques qui vous aideront à rendre vos estimations aussi précises que possible et exploitables.

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    Chez Amplexor, les « estimations » constituent une tâche incontournable de la vie d'un projet. Avant de lancer un projet, nous procédons tous à des estimations : estimation quantitative des ressources, estimation du temps (calendrier et planification) et, bien entendu, estimation financière (total des coûts). Ces estimations font d'ailleurs souvent office de condition préalable à la vente d'un projet, puis elles constituent un cadre pour exécuter le projet dans les délais prévus.

    Nous avons toutefois tendance à oublier qu'une estimation reste incertaine. L’estimation se base sur des données disponibles au moment où elle est établie (équipes, tâches et processus). L'absence ou la méconnaissance de certaines données peut vous amener à produire des chiffres inexacts.

    Prenez le cas de la prédiction du résultat d'un lancer avec deux dés. La chance d'obtenir sept au total est statistiquement la plus élevée. Mais il existe un grand nombre de cas où le résultat sera différent. Si vous tracez le résultat de ces lancers sous forme graphique, vous verrez que la prédiction ressemble plus à une forme qu'à un nombre : plusieurs résultats sont possibles. Il en va de même pour les estimations de projet.

    Graphique de lancer de dés illustrant les multiples résultats possibles

    Image: Source

    Nous avons également souvent tendance à simplement faire la moyenne de chiffrages. « La dernière fois, il nous a fallu 10 jours pour développer cette fonctionnalité. La fois d’avant, cela nous avait pris 100 jours. Disons donc 55 jours pour cette fois-ci ». Méfiez-vous du piège des moyennes... Il est en effet fort possible que votre projet nécessite finalement 100 jours !

    Examinons maintenant trois techniques qui vous aideront à rendre votre estimation de projet aussi réaliste et précise que possible.

    Environnement

    La façon d’estimer un projet dépend du contexte. Le modèle Cynefin décrit les différents types de tâches et la manière d’estimer ces tâches, qui diffère d’ailleurs selon leur catégorie :

    • Les travaux évidents : il s’agit de travaux auxquels nous n'avons pas à penser, là où il existe un lien direct entre cause et conséquence. La plupart du temps nous retrouvons ce type de travail dans des procédures ou bien dans des automatismes que nous développons, par exemple la réservation d’une salle de réunion. Les travaux évidents ne nécessitent pas d'estimation – ils doivent être simplement réalisés, c’est tout !
    • Les travaux compliqués : ils sont exécutés par des professionnels, experts dans leur domaine, avec des connaissances et compétences spécifiques. Par exemple : un programmeur codant une application triant des nombres. Pour ce type de travail, les facteurs d'influence sont en nombre limité. Vous pouvez alors les estimer en utilisant des outils de gestion de projet appropriés.
    • Les travaux complexes : ils présentent nettement plus d'incertitude tout en offrant une plus grande valeur ajoutée. Dans le cadre de tels travaux, il n'existe aucun lien direct entre les causes et les conséquences. Ce qui est complexe peut même vous sembler totalement évident après avoir vu le résultat. En réalité, vous aurez souvent besoin de plusieurs itérations pour parvenir au résultat. Lorsque vous réalisez un travail complexe, vous utilisez des outils Agile. Ce faisant, vous augmentez la granularité du travail et vous travaillez par petites « touches » de valeur ajoutée. Vous complexifiez un travail déjà compliqué.

    Souvent, nous considérons l'estimation à la lumière d'environnements compliqués, alors que nous nous trouvons dans des environnements réellement complexes. Il conviendra donc de commencer par identifier le niveau de complexité de l'environnement avant d'agir en conséquence. « L’estimation » n'est valide que si vous savez exactement ce que vous devez attendre. Elle n'a aucun intérêt si vous ne savez pas ce qui doit se passer.

    Vous pouvez utiliser les règles de base suivantes dans un environnement complexe :

    • Partagez autant que possible les connaissances au sein même des équipes et entre elles.
    • Ne jouez pas les intermédiaires en vous contentant d'additionner les estimations de deux personnes différentes.
    • Réunissez les équipes et invitez-les à la discussion. Souvent, cela aboutira à une conversation beaucoup plus dynamique et productive, et l'estimation n'en sera que plus précise.
    • Réduisez enfin la granularité, qui complexifie davantage un travail déjà complexe, avant de procéder à vos estimations. Clarifiez autant que possible le projet, en vous appuyant par exemple sur des méthodes comme le Story Mapping.

    Mesures et prévisions

    Autrefois, les estimations étaient réalisées par le biais de méthodes déterministes, humaines, randomisées ou aléatoires. Les prédictions étaient alors établies sur des signaux détectés. Quelle est la différence fondamentale avec la façon de procéder actuelle ? Aujourd'hui, nous nous appuyons sur des données historiques pour faire de nouvelles prédictions – mesurer, c’est connaître avant tout. Nous évaluons la précision de la méthode prédictive et nous la faisons évoluer dans une boucle de remise en question continue.

    La mesure du rendement peut également être utilisée pour la prédiction, à l'aide de différentes techniques. Le Burn-Up Chart est l'une de ces techniques. En fonction du travail réalisé et du temps nécessaire pour le réaliser, vous pouvez prévoir le délai requis pour purger le backlog. Vous aurez néanmoins rapidement tendance à vous baser sur la vitesse moyenne des sprints précédents. Faites attention à ne pas tomber à nouveau dans le « piège des moyennes » dans ce cas précis. Les nuages de points de dispersion ou les simulations de Monte Carlo constituent d'autres exemples de procéder à des prédictions.

    Flux

    Le fait de disposer d'un flux continu et constant facilite le processus de prédiction. Il est nécessaire de contrôler le travail réalisé par une équipe et de veiller à ce qu'elle puisse continuer à travailler à un rythme régulier. De cette façon, vous pourrez aborder en toute confiance les évolutions à venir.

    Comment contrôler le flux ? Encore une fois, il existe différentes façons de procéder. La gestion du flux en entrée est certainement une des méthodes les plus répandues, mais qui nécessite la mise en place d'un système approprié. La deuxième méthode consiste à déterminer les priorités respectives de bout en bout, en particulier en cas de gestion de projets multiples en parallèle. Les chefs de projets sont généralement chargés de s'entendre sur les priorités de chaque projet.

    Il existe un certain nombre d’autres techniques facilitant le flux, telles que la visualisation du flux de travail et la limitation des travaux en cours, également connues sous le nom de principes Kanban. Les diagrammes de flux cumulatifs permettent de visualiser facilement les flux et d'identifier à tout moment la quantité de travail restante, en cours et terminée. Cette méthode vous donnera une meilleure idée du travail en cours et du délai moyen de réalisation des différents travaux.

    En résumé :

    • Selon des études, 20 % de la totalité des projets aboutissent à un échec. Ne croyez pas que votre projet sera une exception, car, en l'espèce, ce sont les exceptions qui font la règle.
    • Quelles que soient les techniques d'estimation de projet que vous déployez pour déterminer le calendrier de vos projets, confrontez vos conclusions avec des collègues plus aguerris ou aux expériences passées.
    • La méthode Agile avec itérations (pour rendre le travail plus tangible) constitue l'approche de gestion de projet la mieux adaptée aux environnements complexes pour lesquels les exigences ne sont pas totalement définies.
    • Lorsque vous utilisez la méthode Kanban, vous avez la possibilité de choisir différentes techniques afin de prédire la vitesse des sprints à venir et vous assurer qu'ils sont aussi réalistes que possible.
    • Enfin, la création de flux vous aidera à gérer le flux de travail entrant et à établir des priorités, ainsi qu'à faciliter votre processus de prédiction lorsque vous utiliserez la méthode Kanban.
    Publié sur 06/08/18    Dernière mise à jour le 06/08/18

    #Gestion de Projet

    A propos de l'auteur

    Dimitri Honlet is Project Manager at AMPLEXOR Belgium. For the past 6 years, he’s been delivering successful projects for customers from A to Z, managing teams of skilled consultants and developers, controlling planning, scope, quality and budget. He has gained experience working on numerous projects in different technologies (SDL, AEM, Drupal, SharePoint) for customers active in the banking, manufacturing, retail or public sector. He’s passionate about exploring all new trends and methodologies in Project Management in order to continually improve delivering web development projects according to plan.

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