6 défis considérables dans la gestion de contenu d’entreprise

    Renseignez-vous sur les défis les plus courants dans la gestion de contenu d’entreprise et découvrez comment réduire les coûts et accroître l’efficacité.

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    La croissance rapide d'informations produites au sein des entreprises et la manière dont elles sont gérées ont un impact direct sur l'efficacité de l'entreprise, la productivité des employés, la complexité de l'infrastructure informatique et, plus encore, sur le chiffre d'affaires. Il est essentiel de comprendre où se situe votre entreprise aujourd'hui et d’avoir une vision claire de vos processus internes et de votre structure d'information. De cette manière, vous pourrez déterminer les domaines problématiques ainsi que ceux dans lesquels vous devriez investir dans le futur. Toutefois, affronter les cadavres dans notre propre placard peut s’avérer une tâche très délicate. 

    C'est pourquoi nous avons rassemblé les six défis les plus courants dans la gestion de contenu d'entreprise afin que vous puissiez affronter les chapitres plus sombres de votre entreprise et identifier ce qui peut nuire à votre communication d’entreprise, freinant ainsi la collaboration ou les processus.

    #1 – La prise de décision est décourageante et basée sur des informations incomplètes

    Des études montrent que les employés consacrent en moyenne 20% de leur temps à rechercher des informations internes ou des collègues afin d’obtenir de l'aide pour certaines tâches. Quel est ce chiffre dans votre entreprise ?

    Pouvez-vous facilement localiser des documents d’affaires et récupérer des informations mises à jour ? Si votre réponse est « non », il est très probable que les documents essentiels à votre entreprise sont dispersés à l’intérieur de dossiers, de fichiers papier, de comptes e-mail, voire de systèmes informatiques parallèles, ce qui ralentit la collaboration et les flux d'informations.

    Un tel cadre dispersé rend un ensemble de faits complètement différent accessible à différentes personnes. Combiné au manque de communication entre collègues, cela conduit à des décisions basées sur des informations incomplètes ou erronées. Si ce n'est pas encore le cas, tôt ou tard, cela réduira l'efficacité et la productivité, entravera l'innovation et affectera le chiffre d'affaires.

    #2 – Un mauvais service client causé par des informations dispersées

    Les exigences croissantes des clients imposent désormais des plateformes de support qui coordonnent efficacement les connaissances, le contenu ainsi que les ressources. L’objectif ultime est de permettre à tous les employés d’avoir une vue intégrale des prospects et des clients ainsi que d’offrir une expérience de première qualité.

    Cette inefficacité est souvent causées par la dispersion d’informations relatives aux cas sur les systèmes GRC, les fichiers papier et les dossiers de courrier électronique. Sans processus digitaux intégraux, la résolution des problèmes n'est pas gérée de manière formelle, le suivi des cas n'est pas transparent et il est impossible de mesurer les indicateurs clés de performance. Tout ceci interfère avec la satisfaction et la fidélité des clients, nuisant ainsi à la réputation de votre entreprise.

    #3 – Stockage inefficace et non conforme des données et des documents

    Des réglementations et politiques de conformité sectorielles plus nombreuses encouragent fréquemment les entreprises à stocker des documents par voie électronique et à automatiser leurs calendriers de conservation des documents. Gardez-vous toujours un système de stockage sur papier pour l'archivage à long terme ? Êtes-vous en mesure de répondre à des demandes d'audit ou à des demandes d'enquête en cas de litige ?

    Il se peut que vous ne possédiez pas de système d'archivage digital, ou bien que celui-ci ne prenne pas efficacement en charge les besoins des entreprises et des utilisateurs. L'accès aux contenus digitaux essentiels tels que les informations d’affaires de base ou les actifs pour la réglementation spécifique au secteur n’est ni immédiat ni sûr, et vous ne pouvez pas fournir d'informations claires sur les personnes qui ont demandé accès aux informations, y ont accédé et les ont consultées à quel moment, ni sur les informations concernées ou les conditions spécifiques de cet accès.

    #4 – Traitement manuel de la communication entrante

    Les décisions sont prises sur la base d’informations disponibles à tout moment. Mais trop souvent, celles-ci peuvent se trouver dans la boîte de réception d’un collaborateur ou un courrier postal en attente d'être ouvert, photocopié ou distribué physiquement.

    Vous avez un afflux considérable de documents papier constituant une partie importante de vos processus (digitaux), mais aucun moyen de numériser automatiquement tous les flux d'informations entrants (courrier papier, e-mail, fax, etc.) et de les attribuer à chaque processus. Vous essayez d’établir des processus digitaux intégraux, mais la numérisation et la classification manuelles des documents structurés, comme les factures et les rapports, restent très importantes. Ces tâches manuelles sont sujettes aux erreurs, ralentissent les collaborateurs et leur font perdre un temps précieux qu’ils pourraient consacrer à des tâches plus impératives.

    #5 – Aucun accès aux aperçus et aux décisions relatives aux réunions

    Les réunions du conseil d'administration et du personnel entraînent souvent des décisions impliquant plusieurs départements et activités. Les participants ainsi que d’autres collègues devront peut-être examiner le compte rendu de la réunion afin de vérifier qu'une action planifiée est bien conforme à une décision ou pour avoir un aperçu de l'évolution historique d'un problème particulier.

    Êtes-vous capable d’accéder facilement aux documents relatifs aux réunions, tels que des fichiers traitant d’un thème particulier ou une documentation citant une certaine personne ou une position ? Ou bien sont-ils stockés principalement dans la boîte e-mail des participants ?

    Quand les documents de réunion obligent une personne à imprimer des ordres du jour et des addenda ou quand vous avez besoin de l'aide du service informatique pour fournir un accès exceptionnel à vos collègues, vous augmentez les efforts pour tout le monde sans optimiser les résultats utiles réels des discussions. La préparation, la gestion et le stockage des documents de réunion sont aussi fastidieux que la recherche d’informations de réunions passées. Et il n'y a aucun moyen de garantir que les informations confidentielles ne sont vues que par les personnes autorisées.

    #6 – La désorganisation des documents dans la gestion de la qualité

    Le contrôle des documents est un élément central des normes de qualité (par exemple, ISO 9001) et une fonctionnalité essentielle pour les entreprises exerçant des activités au cœur d’environnements réglementés. En matière de gestion de la qualité, la désorganisation des documents peut facilement entraîner de graves conséquences financières et humaines, telles que la fermeture d’une usine et le chômage des parties responsables.

    Votre service qualité dispose-t-il d'un moyen structuré de gérer les documents qualité et les procédures opérationnelles standard (POS), de leur création à leur mise à disposition ? Trop souvent, les responsables qualité ont des difficultés concernant la gestion des versions des documents car ils ne disposent pas de procédures formelles d'examen et d'approbation ni d'une méthode transparente et contrôlable de suivi des cycles des documents digitaux afin de distribuer des versions approuvées à leurs collègues.

    Publié sur 11/10/18    Dernière mise à jour le 11/10/18

    #Gestion de Contenu, #Transformation Digitale, #Gestion de Cas

    A propos de l'auteur

    Tom Laureys is Solution Manager ECM at AMPLEXOR based in Belgium. For the past 10 years, Tom has been helping clients across industries find the right technology to effectively digitize their business processes and improve collaboration and productivity. His combination of strategic thinking and expertise in a range of platforms - from Alfresco and Documentum to SharePoint and Office 365 – grant him the capacity to capture new trends on the market and turn them into solutions for our customers.

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