Comment garantir la continuité de service pendant la crise du Covid-19 ?

    Consultez notre foire aux questions sur la collaboration numérique et les outils disponibles pour assurer la continuité de service pendant cette crise du Covid-19.

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    Alors que le virus se propage à travers le monde, nous recevons beaucoup de questions de la part de clients qui veulent savoir comment leurs collaborateurs peuvent travailler de chez eux de la meilleure manière possible.

    Passons en revue les aspects pratiques à considérer pour garantir la continuité de service, grâce à Microsoft Office 365, la plateforme dans le cloud la plus complète pour faciliter la collaboration numérique. Toutes les applications listées ci-dessous font partie de la suite Microsoft Office 365 et peuvent être mises à disposition de vos collaborateurs via le cloud en l'espace de quelques minutes.

    1. Comment accéder à mes documents de chez moi ou travailler sur des documents avec des collègues ?

    OneDrive permet une gestion facile de ses documents personnels. Les collaborateurs peuvent continuer à travailler sur leur ordinateur fixe ou portable comme ils en ont l'habitude. OneDrive s'occupe de synchroniser les documents dans le cloud, de manière automatique et sécurisée. En d'autres termes, après authentification par mot de passe, ils pourront accéder à tous leurs documents personnels depuis n'importe où. Ce qui veut dire que même ceux qui ne disposent pas d'un ordinateur portable professionnel peuvent quand même continuer à travailler sur leurs documents chez eux, depuis leur ordinateur personnel ou appareil mobile.

    Si vous souhaitez travailler à plusieurs sur des documents dans le cadre d'un projet, Teams a tout ce qu'il vous faut. Teams permet de créer rapidement une équipe de collaboration avec des autorisations précises, d'avoir des discussions d'équipe, de partager des documents et propose d'autres applications, dont un wiki, des vidéos, etc. Il permet aussi de travailler à plusieurs en même temps sur un même document.

    2. Comment échanger rapidement avec des collègues en travaillant à la maison ?

    Parfois, il est nécessaire de vérifier certains points ou d'avoir une rapide conversation avec un collègue. Dans ce cas, échanger par mail peut être lourd, alors qu'une conversation téléphonique peut être limitée par l'absence de dimension visuelle. Là encore, Teams vous offre tous les outils dont vous avez besoin :

    3. Peut-on organiser des réunions ?

    Oui, vous pouvez facilement transformer vos projets internes ou réunions avec des clients en réunions virtuelles en ligne grâce à Microsoft Teams. Vous pouvez utiliser la fonction d'appel vocal ou bien allumer la caméra de votre ordinateur portable pour bénéficier d'une expérience vidéo complète, prévoyant même le floutage de votre arrière-plan, pour protéger votre vie privée. Naturellement, le partage d'écran est également possible pendant les réunions en ligne, ce qui permet une collaboration efficace sur des documents ou avec des outils spécifiques. 

    4. Comment tenir vos collaborateurs au courant de la situation liée à l'épidémie et leur faire parvenir vos autres communications ?

    Le mail reste une option, mais n'offre qu'une information isolée. C'est pourquoi les entreprises préfèrent généralement regrouper leurs informations sur un intranet, qu'il est possible de mettre en place rapidement via un site SharePoint ou dans un site Team englobant toute l'entreprise. Cela permet non seulement de rassembler toute l'information en un seul et même lieu, mais également de prévoir des interactions plus structurées.

    On peut, par exemple, intégrer au site intranet (ou Team) un canal de conversation avec les RH qui pourront apporter des réponses rapides aux questions du personnel. On peut aussi mettre en ligne un formulaire de signalement des risques, qui pourra ensuite être exploité par les RH de manière structurée.

    Sachez que Microsoft propose même un modèle prédéfini pour les communications de crise, il est disponible sous forme d'une application mobile et intégrée au site SharePoint ou Teams.

    5. Combien de temps faut-il pour mettre en place ces outils et combien est-ce que cela va coûter ?

    La suite Office 365 est une plateforme dans le cloud et peut donc être activée en quelques instants. En l'espace de quelques minutes, vous pourrez disposer d'un outil disposant de toutes ces fonctions. Pendant cette crise sanitaire, Microsoft s'engage à ce que la plateforme Office 365 soit gratuite pendant 6 mois. Si vous souhaitez continuer à l'utiliser après cette date, sachez que les prix sont transparents et se font sur la base d'un abonnement mensuel par utilisateur.

    Nos spécialistes Microsoft se tiennent à votre disposition si vous avez des questions à ce sujet. N'hésitez pas à nous contacter et nous vous aiderons à prendre l'outil en main. D'ici là, restez prudent et portez-vous bien !

    Publié sur 17/03/20    Dernière mise à jour le 18/03/20

    #Office 365, #Collaboration, #Espace de travail numérique

    A propos de l'auteur

    Tom Laureys is Solution Manager ECM at Amplexor based in Belgium. For the past 10 years, Tom has been helping clients across industries find the right technology to effectively digitize their business processes and improve collaboration and productivity. His combination of strategic thinking and expertise in a range of platforms - from Alfresco and Documentum to SharePoint and Office 365 – grant him the capacity to capture new trends on the market and turn them into solutions for our customers.

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