Découvrez la valeur de SharePoint et O365 pour votre intranet

    Découvrez les possibilités de SharePoint, la plus appréciée des solutions intranet, avec notre comparatif des pour et des contre. Nous avons étudié toutes les déclinaisons de sites : les sites Sharepoint de publication, les sites Sharepoint de communication, les plateformes intranet sur mesure et les solutions intranet prêtes à l'emploi.

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    Les intranets SharePoint sur mesure constituent la solution d’intranet la plus appréciée du marché depuis des années, mais il y a d'autres concurrents et de nouveaux arrivants dans le paysage. Découvrez avec nous les possibilités et les défis relevés par Office 365 et par SharePoint pour les intranets et les postes de travail modernes ; le tout de manière pragmatique.

    Tableau comparatif des pour et des contre des solutions intranet

     

    Coût

    Risque

    Fonctionnalités

    UX/UI

    Sites de publication

    ☆ ☆ ☆

    ☆ ☆ ☆

    ☆ ☆

    Sites de communication

    ☆ ☆ ☆

    ☆ ☆ ☆

    ☆ ☆

    Plateformes sur mesure

    ☆ ☆ ☆

    ☆ ☆ ☆

    Intranet prêt à l'emploi

    ☆ ☆

    ☆ ☆

    ☆ ☆ ☆

    ☆ ☆ ☆

    Légende : critères d'évaluation d'intranet allant de ☆ (médiocre) à ☆ ☆ ☆ (excellent)

     

    1. Les sites de publication SharePoint

    Depuis plus de 10 ans, SharePoint est utilisé pour la construction de site de publication. En fait, ces sites sont créés à partir d'un modèle de site prédéfini dans lequel la création et les processus de publication sont structurés. Bien qu’ils offrent des fonctionnalités précieuses sur le plan de la gestion de contenu, telles que leurs processus intégrés de modification et de validation ou leurs publications programmées, leur principale faiblesse reste l'expérience utilisateur. La moindre modification nécessite un développement informatique et, malgré une vaste sélection de mises en page proposée, les interfaces démodées ne répondent pas aux exigences d’utilisateurs habitués à vivre une expérience digitale de haute qualité.  Tandis que le site de publication peut être considéré comme une solution peu onéreuse et facile à mettre en œuvre, il pourrait souffrir d’un manque d’adoption de la part des utilisateurs.

    Solution intranet avec le site de publication SharePoint – Exemple d'AMPLEXOR

     

    2. Les sites de communication SharePoint

    Les sites de communication construits sur SharePoint ont vu le jour en 2017. Ils constituent une solution rapide pour créer des portails intranet. Offrant des options de mise en page variées et attrayantes, conçus pour répondre parfaitement aux besoins du marché et dotés de fonctionnalités intranet phares comme les fils d'actualités et d’événements, ils garantissent une communication riche et dynamique. L’édition de contenu par glisser/déposer de granules d’information pour construire des pages Web représentent alors une amélioration majeure.

    Solution intranet avec le site de communication SharePoint – Exemple d'AMPLEXOR

    Les sites de communication peuvent servir à la création de sites spécifiques pour les actualités d'une équipe, des lancements de produits et des campagnes transverses à des grandes entreprises. Pour ce qui est des sites concentrateurs, il est possible de regrouper l'intégralité des applications et des sites existants au sein d'un canal de communication commun à toute l'entreprise.

    Sites de communication SharePoint pour les sites concentrateurs intranet des entreprises – Exemple de Microsoft

    Même si les sites de communication offrent une bien meilleure expérience utilisateur que les sites de publication, ils offrent des fonctionnalités de publication trop traditionnelles et très limitées : ils ne contiennent ni flux de publication, ni options de programmation, ni assistance multilingue. À ce titre, les sites de communication sont encore considérés comme plutôt « légers » et beaucoup sont dans l’attente de ce que Microsoft prévoit de développer pour faire évoluer ce type de sites. Des mises à jour régulières sont annoncées, ainsi que de nouvelles fonctionnalités comme de nouvelles sections en ligne pour Twitter et Yammer, un bulletin d'information par e-mail pour les actualités groupées envoyées par e-mail et des notifications mobiles pour les actualités les plus importantes.

     

    3. Les plateformes intranet sur mesure SharePoint

    Comme nous l'avons mentionné plus haut, si vous prenez des intranets d'entreprise aboutis, il est très probable qu'ils aient été créés sur mesure sur une base SharePoint, très vraisemblablement à partir du modèle de site de publication. Même si cela peut être la meilleure approche dans certains cas, en particulier pour des organisations de grande taille ou des réseaux complexes, bon nombre constatent aujourd'hui que ces systèmes présentent une certaine inefficacité et complexité.

    Les intranets SharePoint sur mesure sont généralement synonymes de longs développements et d’investissements lourds. De plus, des facteurs comme la taille de l'équipe ou les connaissances techniques jouent également un rôle important pour cartographier les besoins des utilisateurs tout au long des cycles de développement et de test.

    Ces éléments rendent les projets moins attrayants certes ! Mais la forte personnalisation de ces sites présente des avantages réels : une maîtrise totale de tous les aspects, la possibilité d'intégrer des structures d'information complexes et de répondre aux exigences de l'industrie, l'automatisation des processus dans le cas d’activités très spécialisées.

     

    4. Les solutions d'intranet prêtes à l'emploi de SharePoint

    Ces 3 dernières années, nous avons vu les solutions d'intranet SharePoint prêtes à l'emploi pousser comme des champignons. Ces solutions prêtes à l'emploi sont également connues sous le nom de solutions d'intranet-service, d'intranet préconçu et d'intranet clés en main. L'immensité de la gamme disponible démontre tout simplement à quel point SharePoint peut servir à créer des sites intranet haut de gamme qui améliorent la communication au sein de l'entreprise tout en optimisant l'expérience des employés.

    La gamme de solutions intranet prêtes à l'emploi de SharePoint

    Étant donné qu'elles offrent toutes les fonctionnalités majeures d’un intranet comme la publication d'actualités, les évènements, l'interaction sociale et la valorisation de la marque, ces solutions prêtes à l'emploi s'avèrent un choix judicieux pour les entreprises qui recherchent avant tout un déploiement rapide avec des efforts de maintenance réduits sans pour autant négliger l'expérience offerte sur le lieu de travail et l’adoption de l'intranet par les utilisateurs.

    Si Office 365 est déjà entièrement déployé au sein de votre organisation, un intranet prêt à l'emploi est la solution la plus valable. En revanche si vous recherchez un design parfait au pixel près pour valoriser au mieux votre marque ou si vous avez besoin d'une couverture fonctionnelle intégrale pour gérer des contenus multilingues, alors la flexibilité d'une plateforme sur mesure est mieux adaptée pour fournir à tous les utilisateurs une expérience personnalisée sur votre intranet.

    Après mûre réflexion, AMPLEXOR a retenu VALO comme la solution intranet prête à l'emploi la plus puissante et la plus appréciée du marché construite sur Office 365 et SharePoint. Les solutions intranet de VALO offrent de multiples fonctionnalités et sont conçues pour intégrer harmonieusement les produits d'Office 365 tels que Delve, Yammer, Teams, OneNote et Planner, entre autres. En outre, l'extension VALO de SharePoint repose sur des pratiques exemplaires qui laissent la porte ouverte aux possibilités de personnalisation.

     

    Conclusion

    Trouver le bon équilibre entre investissement, flexibilité et respect des besoins fonctionnels n'est pas si évident. Pour vous, nous avons analysé toutes les possibilités pour trouver cet équilibre. Notre comparatif devrait vous aider à vous faire une excellente idée des différentes options offertes en matière d'intranet.

    Publié sur    Dernière mise à jour le 01/08/2018

    #Office 365, #Collaboration, #SharePoint, #Intranet, #Lieu de Travail Digital

    À propos de l'auteur

    Tom Laureys is Solution Manager ECM at Amplexor based in Belgium. For the past 10 years, Tom has been helping clients across industries find the right technology to effectively digitize their business processes and improve collaboration and productivity. His combination of strategic thinking and expertise in a range of platforms - from Alfresco and Documentum to SharePoint and Office 365 – grant him the capacity to capture new trends on the market and turn them into solutions for our customers.

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