Gestion des informations de l'entreprise en 2020 : 10 tendances à observer

    Intelligence des contenus, automatisation, services spécifiques dans le cloud, plateformes à faible niveau de code, ou autres.... Découvrez ce que la transformation numérique propose en 2020.

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    Imaginez une pile de disques Blu-ray assez haute pour correspondre à 46 fois la distance entre la Terre et la Lune. Cette pile, c'est l'équivalent de 175 zettaoctets, soit le volume de données en circulation d'ici 2025, selon l'International Data Corporation (IDC).

    Pour la plupart des entreprises, l'information provient à 80 % de sources disparates.  Dans un monde où la concurrence est effrénée, la grande difficulté est de réussir à tirer parti de tant d'informations non structurées.

    Alors que la gestion des données devient la priorité absolue, quelles sont les grandes tendances que les chefs d'entreprise devraient prendre en compte en 2020 ?

     

    Tendance n°1 – Plateformes de contenus intelligentes

    L'intelligence et l'automatisation permettent de disposer de plateformes de contenu réellement innovantes. Jusqu'ici, les plateformes de contenus ne proposaient pas grand-chose de plus qu'un classement un peu sophistiqué. L'arborescence des dossiers, les métadonnées et des fonctions de recherche permettaient d'organiser au mieux les contenus pour une utilisation commerciale ou pour le respect de la conformité aux normes. Mais ces fonctions sont aujourd'hui standard.

    Les solutions les plus innovantes ont mis en place de « l'intelligence » qui permet d'extraire des informations supplémentaires des documents intégrés à la gestion et/ou d'automatiser des tâches. Parmi les fonctions désormais automatisées, on trouve la catégorisation des documents, des suggestions de valeur pour les métadonnées, la détection de contenus spécifiques comme les informations personnelles, la suggestion de sujets approchants, les résumés, les propositions de forme et de style automatiques, etc.

    Reproduisant les techniques de traitement des langues naturelles, cette couche d'intelligence fonctionne généralement sur les contenus d'un document. Elle utilise des algorithmes statistiques pour extraire des enseignements et des modèles à partir d'un ensemble de documents et apporte donc une valeur ajoutée aux utilisateurs finaux.

    Les modèles statistiques précis requis pour l'intelligence (artificielle) exigent de traiter de grandes quantités de données, qui ne sont généralement disponibles que pour les plus grands fournisseurs de plateformes dans le cloud : Microsoft, AWS et Amazon, ce qui nous amène à une autre tendance à observer.

     

    Tendance n°2 – Intelligence pré-établie dans le cloud

    Il n'est pas surprenant que ces grandes plateformes dans le cloud proposent également des services d'intelligence pré-établis, prêts à être intégrés dans vos systèmes de gestion de contenus.

    Mais ces modèles ont le défaut d'être très génériques. Nous constatons donc également une tendance à compléter ces services dans le cloud par des modèles spécifiques à un domaine  – par exemple pour la finance ou les sciences de la vie – et des informations spécifiques pour une entreprise, qui nécessiteraient probablement moins de données, s'ils n'étaient pas adaptés pour correspondre précisément à son propos.

     

    Tendance n°3 – Automatisation et personnalisation des contenus

    Les fonctions d'intelligence artificielle des plateformes de contenus et des services cloud sont le fondement de l'automatisation et de la personnalisation. Les informations et catégorisations que cette intelligence apporte permettent d'automatiser un grand nombre de tâches normalement exécutées par des humains et donc, d'améliorer la productivité. Une demande d'indemnisation, par exemple, sera automatiquement reliée au bon dossier d'assurance sans intervention humaine et un passeport scanné sera automatiquement rattaché au bon client.

    Pour ce qui est de la personnalisation, l'intelligence permet une meilleure adéquation entre les centres d'intérêts d'un utilisateur – en fonction de son comportement – et les contenus disponibles.

     

    Tendance n°4 – L'expérience utilisateur au cœur de toutes les attentions

    Au cours des dernières années, nous avons pu constater l'intérêt croissant pour « l'adoption » et « l'expérience utilisateur ». Cette tendance restera marquante dans les prochaines années.

    Trop de projets logiciels, particulièrement pour la gestion de contenus, ont échoué par le passé , parce que les systèmes étaient complexes, peu conviviaux et que les utilisateurs n'avaient pas eu leur mot à dire pour leur conception. À l'avenir, il faudra continuer à adopter une approche de développement et de gestion de projets qui tiendra compte de ces problèmes en partant des besoins des utilisateurs. Une attention particulière sera accordée aux IHM pour chaque profil utilisateur, aux solutions utilisables depuis n'importe quel type d'appareil et aux programmes d'adoption par les utilisateurs.

     

    Tendance n°5 – IHM personnalisées, différentes selon les profils

    Les progrès technologiques, pour l'intelligence et le front-end, rendent la mise en place d'interfaces sur mesure à un prix abordable. C'est pourquoi nous cherchons de plus en plus à afficher le bon contenu et les bonnes informations au bon moment. Cela demande plus d'interventions de consultants spécialisés en ergonomie pendant l'analyse et la conception.

     

    Tendance n°6 – Outil fonctionnel sur n'importe quel appareil

    Les utilisateurs ne supportent plus que les applications ne soient disponibles que sur leur ordinateur de bureau. Une expérience intégrée et complète pour les appareils fixes et mobiles s'impose. Normalement, cela ne demande pas plus de travail pendant le développement, puisque la plupart des plateformes proposent nativement des interfaces distinctes pour postes fixes et mobiles.

     

    Tendance n°7 – Programmes d'adoption utilisateur plus efficients

    Du fait du passage au cloud, il existe un nouvel intérêt pour des programmes d'adoption utilisateur mieux élaborés. Une plus grande partie du budget peut être dévolue à créer des interfaces utilisateur personnalisées et à des aspects non techniques. Le coût global du développement dans le cloud s'en trouve réduit. D'autre part, puisque les fournisseurs de services cloud, comme Microsoft, ont réalisé que l'adoption utilisateur est la clé du succès sur le long terme, ils ont créé des programmes d'adoption qui présentent l'avantage de pouvoir suivre les conditions d'utilisation réelles, en temps réel.

     

    Tendance n°8 – Plateformes low-code

    Au niveau du back-end, le cloud apporte plus de facilités et de fonctionnements standard. Les fonctions classiques de gestion de contenus sont sensiblement identiques d'une plateforme à l'autre : que ce soit pour la gestion des métadonnées, la recherche, la gestion des versions, l'intégration du « Business Process Management » (BPM), etc. L'intelligence (notre tendance n°1) est l'une des rares fonctions de back-end qui peuvent vraiment faire la différence.

    Si certains fournisseurs, comme Microsoft, peuvent se démarquer par le volume et l'intégration de leur productivité (Office 365), la plupart d'entre eux cherche à se différencier avec des plateformes low-code. Pour une raison évidente : comme le back-end est désormais une fonction standard, le vrai défi est de réussir l'intégration de fonctionnalités, ainsi que la mise en ligne d'une interface utilisateur optimale, tout en restant rentable.

    Par le passé, la mise en œuvre d'applications d'entreprise à partir de plateformes de contenus demandait souvent des centaines de journées de codage. En outre, toute modification, même mineure, exigeait une fois encore de nouveaux développements, parfois importants. Dans les faits, non seulement cela coûtait cher, mais les risques étaient élevés, pour une agilité et une souplesse limitées.

    De nombreux fournisseurs incluent donc des plateformes low-code à leurs propositions. Ces plateformes low-code s'appuient beaucoup sur la configuration, notamment des workflows, des règles de l'entreprise, des modèles de données et même des interfaces utilisateur. Ainsi, le rapport « configuration / développement» passe de 20 %/80 % à 80 %/20 %. Le prix est réduit, le risque moindre et le résultat plus agile.

    Parmi ces plateformes low-code, on peut citer OpenText, AppWorks et ADF (Alfresco).

     

    Tendance n°9 – Gestion conforme low-code, pour toutes les situations

    Une autre tendance actuelle est la migration d'une gestion des situations conforme vers des plateformes à faible niveau de code. AppWorks, par exemple propose une véritable solution low-code, avec des contenus enregistrés dans des référentiels conformes de type OpenText Content Server ou Documentum.

    Dans le public et la finance, la conformité est un élément essentiel de la gestion des dossiers que l'on contrôle par des solutions classiques à haut niveau de code, comme Documentum xCP. Documentum gère les aspects de conformité comme la conservation et la sécurité, tandis que le moteur de processus xCP gère le traitement des situations.

    En s'appuyant sur du low-code pour la gestion des situations, une gestion de projet sur le mode Agile et Scrum prend tout son sens, parce qu'elle est rapide à mettre en œuvre. Par voie de conséquence, la gestion des situations mise en œuvre est bien meilleure et correspond exactement au travail quotidien des utilisateurs finaux.

     

    Tendance n°10 – Archivage centralisé

    Les entreprises centralisent de plus en plus leurs solutions d'archivage en mettant en place un service central unique pour toutes les applications de l'entreprise. Il y a quelques années, toutes ces applications pouvaient intégrer une fonction d'archivage. Mais aujourd'hui, de plus en plus d'entreprises stockent leur données dans une archive centrale, assurant ainsi la standardisation et la centralisation nécessaires à une bonne conformité. Une solution d'archivage centralisée met à disposition un ensemble standard de services. Elle évite pratiquement tout développement lié l'archivage tout en permettant à de nouvelles applications de s'y connecter.

     

    Les outils et comme les contenus évoluent sans cesse. Serons-nous capables de réduire le volume de données non structurées tout en retirant la même valeur de ces informations éparses ? Les plateformes low-code peuvent-elles évoluer vers une absence totale de code ? Les paris sont ouverts. Mais une chose est sûre, les experts d'Amplexor seront toujours à pied d’œuvre pour vous assister tout au long de votre parcours de transformation numérique et le rendre possible.

     

     

    Cet article a été co-écrit par Tom Laureys et Marco van Schaijk.

    Publié sur 17/12/19    Dernière mise à jour le 23/12/19

    #Gestion de Contenu, #Digitale Transformation

    A propos de l'auteur

    Tom Laureys is Solution Manager ECM at Amplexor based in Belgium. For the past 10 years, Tom has been helping clients across industries find the right technology to effectively digitize their business processes and improve collaboration and productivity. His combination of strategic thinking and expertise in a range of platforms - from Alfresco and Documentum to SharePoint and Office 365 – grant him the capacity to capture new trends on the market and turn them into solutions for our customers.

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