OpenText InfoArchive : des fonctions optimales pour un archivage numérique moderne

    Comment OpenText InfoArchive permet de mettre en conformité l'archivage d'informations commerciales et récupérer les données de vos anciennes applications ?

    Abonnez-vous à notre blog

    Autoriser l'accès à l'historique des données et assurer à la fois sa protection et sa conformité est une tâche complexe pour toute entreprise, qu'elle soit petite ou grande. Les données désactivées issues d'applications obsolètes, comme les documents d'entreprise éparpillés sur des systèmes différents entraînent des charges pour votre infrastructure et votre budget informatiques. Et si une plateforme d'archivage centralisé pouvait résoudre ces problèmes à tous les niveaux de l'entreprise ?

    Regardez la vidéo ci-dessous (en anglais) pour un petit aperçu d'OpenText InfoArchive et des avantages de cette solution d'archivage numérique (moins de 2 minutes) :

     

     

    Découvrez les 10 fonctions d'InfoArchive qui vous permettront de réduire votre budget informatique, d'aider votre entreprise à passer plus vite au cloud et de vous conformer aux réglementations actuelles et futures.

    1. Stockez des données structurées et non structurées à partir de n'importe quelle application


    InfoArchive peut enregistrer des données structurées ou non (documents) à partir de n'importe quelle application. Vous pourrez associer des données et les documents en rapport avec ces données dans un même enregistrement . Dès que l'utilisateur trouve les données qu'il cherche, il aura accès au contenu du document associé.

    2. Vérification et intégrité

    InfoArchive traite les données et documents en vérifiant qu'ils répondent aux règles et normes établies. InfoArchive peut par exemple vérifier que les champs de date sont au bon format ou que les valeurs enregistrées pour des listes prédéfinies correspondent bien aux critères spécifiés. Si toutes les conditions sont remplies, données et documents sont enregistrés et rattachés à l'archive, en version non modifiable et non supprimable.

    3. Le délai de conservation est fonction de règles commerciales ou légales

    Selon les données et documents intégrés, les administrateurs d'InfoArchive peuvent fixer le délai de conservation à appliquer aux différents types d'enregistrements. Les contrats d'assurance, par exemple, doivent être conservés cinq ans après leur expiration. Par contre, les courriers adressés aux clients doivent être conservés pendant sept ans.

    4. Contrôle des recherches et des accès

    InfoArchive propose aux utilisateurs finaux une fonction de recherche conviviale pour les données et/ou documents. Cette fonction peut être configurée de sorte que certaines données (et documents) puissent être trouvables pour un groupe d'utilisateurs, mais inaccessibles à d'autres, selon les règles fixées par votre entreprise ou structure.

    5. Cryptage des données sensibles

    Les données sensibles stockées dans InfoArchive peuvent être chiffrées. InfoArchive est compatible avec les solutions de protection des données les plus modernes, comme celles proposées par SunJCE, Bouncy Castle et Gemalto SafeNet KeySecure. Selon les besoins de votre entreprise et sa politique en matière de protection, vous pourrez taguer les données à protéger et choisir la méthode de cryptage à appliquer.

    6. Masquage des données dans les enregistrements

    Les données archivées peuvent contenir des informations personnelles qui ne doivent être visibles qu'aux personnes qui ont besoin de ces renseignements pour exécuter leurs tâches. InfoArchive offre une fonction qui permet de masquer ce type de données pour la plupart des utilisateurs, mais de les afficher pour ceux qui en ont besoin.

    7. Supression contrôlée des données

    Lorsque le délai de conservation d'un groupe d'enregistrements est écoulé, InfoArchive génère une liste « à purger ». Cette liste présente tous les enregistrements dont le délai de conservation est dépassé. Un gestionnaire pour la conservation doit valider la suppression des éléments de cette liste pour que les enregistrements soient effectivement supprimés. Autrement dit, InfoArchive ne supprime pas d'enregistrement sans l'action d'une personne.

    8. Conservation des documents juridiques

    Imaginez qu'un client de votre entreprise ait engagé des poursuites judiciaires. InfoArchive possède des dizaines d'enregistrements le concernant. Certains de ces enregistrements approchent de leur date d'expiration, mais on ne sait pas combien de temps prendra le procès. Votre entreprise voudra éviter que tout ce qui touche à ce client soit purgé tant que le procès n'est pas terminé. InfoArchive peut empêcher la suppression de ces enregistrements en appliquant une règle de conservation spécifique aux documents juridiques pour ce client. Ces enregistrements seront alors marqués « ne pas supprimer ». Une fois le procès terminé, la règle de conservation pourra être désactivée.

    9. Conforme et exploitable pour un audit 

    Toutes les activités du système et des utilisateurs dans InfoArchive, de l'enregistrement jusqu'à sa suppression, peuvent être journalisées dans InfoArchive. À l'organisation de déterminer le type d'opérations à journaliser. Les journaux générés par InfoArchive sont stockés en version non modifiable. Les filtrages et les recherches sur les fichiers de journaux permettent de savoir quelles opérations ont été effectuées pour un enregistrement ou groupe d'enregistrements donné.

    10. Évolutivité et performance

    InfoArchive peut traiter de grandes quantités de données et de documents tout en restant vraiment performant. À titre d'exemple, une banque internationale stocke plus de 30 milliards d'enregistrements et plus de 700 millions de documents dans InfoArchive. Chaque jour, elle y ajoute 16 millions de nouveaux enregistrements. Les requêtes (plus de 60 000 par jour) s'exécutent en 2,5 secondes.

    Pensez aux données et aux documents que vous stockez dans vos applications sources. Est-ce que toutes ces applications prennent en charge les fonctions que nous venons de détailler ? Imaginez la difficulté de configuration de ces options pour chaque application.

    En plus de toutes ces fonctions, InfoArchive permet de rendre vos archives conformes au RGPD. Si par exemple, un client fait jouer son « droit à l'oubli », il est possible de configurer une requête dans InfoArchive pour retrouver facilement tous les enregistrements pour ce client et de les marquer pour suppression. Et enfin, l'API InfoArchive REST permet d'accéder aux données et documents stockés dans InfoArchive. En bref, le fait d'activer des données et documents dans InfoArchive les rend à nouveau exploitables pour d'autres applications.

    Publié sur    Dernière mise à jour le 24/02/2020

    #OpenText, #Transformation Digitale, #archivage numérique

    À propos de l'auteur

    Rob Hooijmaijers is a Senior Business Consultant and Team Coach at Amplexor, based in The Netherlands. With more than 20 years of experience in ECM system design, implementation and testing, Rob specializes in digital archiving, records management and workflow automation. As Team Coach, he’s been leading a team of experienced consultants focused on OpenText InfoArchive technology and AppWorks low-code platform. Rob is also a certified Professional Scrum Master.

    SUBSCRIBE TO OUR BLOG